Renforcement de la professionnalisation de la gestion des ressources humaines

dans le secteur public en Afrique

Atelier à l’intention du Personnel chargé des ressources humaines en Afrique sur le “Renforcement des capacités des ressources humaines pour la réalisation des objectifs du

Millénaire pour le développement (OMD) et le développement de l’Afrique” Cotonou, République du Bénin, du 12 au 16 avril 2010

Presentation

Améliorer la gestion des ressources humaines dans les services du secteur public par l’utilisation

des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC)

Par

Mrs Florence N. Wachira,. Directrice, Recrutement & Sélection

Commission des services du secteur public du Kenya P.O. Box 30095-00100

Nairobi, Kenya

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RESEAU DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES DANS LES SERVICES DU

SECTEUR PUBLIC EN AFRIQUE

Améliorer la gestion des ressources humaines dans les services du secteur public par

l’utilisation des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC)

Document présenté

Par

Mrs Florence N. Wachira,.

Directrice, Recrutement & Sélection

Commission des services du secteur public du Kenya

P.O. Box 30095-00100

Nairobi, Kenya

Au cours de l’atelier de APSGRH

Cotonou, Bénin

12 - 16 avril, 2010

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INTRODUCTION

Nous sommes maintenant entrés dans l’ère où la quasi totalité de notre existence est

affectée par les innovations technologiques et l’évolution de l’économie de la connaissance.

Nous sommes arrivés au point où, selon une citation de Bill Gates en 1999 :

… ‘l’Internet est un raz-de-marée. Il balayera sur son passage presque toutes les industries et

entreprises, engloutissant dans ses flots tous ceux qui n’auront pas appris à surfer sur ses

vagues’

Les ressources humaines occupent une position stratégique en Afrique. Leur gestion est

essentielle pour la création des richesses et pour le développement, ce dont l’Afrique a le plus

besoin de toute urgence. L’expérience tirée des autres parties du monde indique bien que les

ressources humaines doivent être gérées avec efficacité si elles doivent tirer de la valeur des

autres ressources.

La gestion des ressources humaines en Afrique n’a pas beaucoup évolué depuis

l’accession de nos pays à l’indépendance. La fonction RH demeure toujours une fonction d’appui

qui fournit des services à ses clients internes et qui doit constamment relever le défi d’améliorer

la qualité des services, et qui à son tour, suscite d’autres progrès organisationnels (Heskett et al.,

1994).

Une bonne partie de ce que fait la fonction RH pourrait être classée comme étant de

nature transactionnelle ou administrative. Il s’avère urgent que ces fonctions puissent également

jouer le rôle de partenaire d’affaires en mettant l’accent sur les objectifs fondamentaux des

organisations et en facilitant le fonctionnement efficace de leurs clients. L’accent mis sur la

clientèle interne exige de la fonction RH deux changements d’orientation primordiaux. Le

premier consiste à passer d’une orientation de production à une orientation de service par

laquelle les RH prennent un engagement vis-à-vis de la satisfaction de la clientèle interne. Le

second consiste à trouver un équilibre entre le point de vue du ‘mérite technique’ et la ‘réaction

de l’utilisateur’. Cela implique que la GRH rajoute la satisfaction de la clientèle interne en tant

que contribution à la liste des critères utilisés pour évaluer son efficacité (Bowen, 1996).

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Lorsque les RH commenceront à répondre aux attentes des clients et des parties

prenantes, elles accèderont à une légitimité et une acceptation au sein de l’organisation et

également aux yeux des entités extérieures. Le défi qui se présente aux RH consiste à répondre à

trois objectifs, souvent contradictoires. Ces objectifs sont de rendre les RH plus économiques,

par la réduction du coût des services qu’elles offrent et pour les effectifs du personnel,

améliorer les services fournis aux premiers responsables des organisations, aux supérieurs

hiérarchiques et aux employés, et répondre aux objectifs stratégiques de l’organisation (Lepak &

Snell, 1998). La technologie constitue un outil pratique pour la GRH dans la recherche de

solutions à ces défis.

L’Afrique expérimente le défi de la technologie depuis les années 1960 ; il est maintenant

grand temps de le relever avec le reste du monde en tant que mode de vie et plus particulièrement

pour gérer nos ressources humaines. Malheureusement, la fonction RH n’a pas été proactive dans

son utilisation de la technologie pour fournir des services intégrés ou pour communiquer avec

plus d’efficacité. Le nombre limité d’initiatives prises provenait généralement des experts en TI.

Il s’avère impérieux pour les RH d’adopter la technologie de manière proactive afin d’apporter

des réponses et de combler les attentes au sein des organisations (Elliott and Tevavichulada,

1999).

Le présent document a été rédigé compte tenu de ces objectifs et se réfère à la

documentation et à une étude de cas sur la manière dont les technologies de l’Internet ont

contribué à améliorer les fonctions et les applications des RH au sein des organisations des pays

développés, avec pour corollaire que la même mutation se produirait si l’Afrique assurait la

promotion de la technologie en matière de GRH. A l’instar de l’Europe et des Amériques, les RH

en Afrique doivent se référer aux technologies de l’information et de la communication (TIC)

disponibles et aux technologies des médias sociaux pour rationnaliser, voire transformer le

fonctionnement interne des RH. Cette mutation pourrait aboutir au ‘caractère virtuel’ et/ou à la

‘dépendance’ des RH par la réduction substantielle du nombre d’experts requis pour fournir les

services des RH, tout en améliorant dans le même temps la qualité de ces mêmes services.

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Toutefois, pour obtenir quelque succès que ce soit à ce sujet, il sera nécessaire de

relever les défis liés, entre autres, aux infrastructures, aux retards dans le domaine des

connaissances, à la connectivité et à la résistance aux changements. Etant donné que la

technologie change à une grande vitesse, les défis auxquels l’Afrique se trouve confrontée à cet

égard, devraient être considérés comme étant des opportunités pour ne développer/n’adopter et

n’assimiler que la technologie conforme à cet objectif de réinventer la GRH dans les services du

secteur public pour qu’elle joue le rôle qui lui revient de droit.

Le présent document s’inspire des expériences du Kenya pour des raisons évidentes ;

toutefois, il est sensé être un indicateur pour animer un riche débat en Afrique sur la manière

dont la GRH peut devenir plus significative au sein de l’administration publique, par l’utilisation

des TIC.

SITUATION ACTUELLE DE LA GRH EN AFRIQUE

Une étude prospective des pratiques dans le domaine de la GRH entreprise par le

Ministère d’Etat en charge du secteur public du Kenya (MSPS, 2007) a conclu que le travail

quotidien des praticiens de le GRH dans la fonction publique tourne, entre autres, autour des

activités ci-après : la gestion des droits au congé, la confirmation des nominations, l’élaboration

du registre salarial du personnel, le déploiement du personnel devant participer à des réunions, la

vérification des données du personnel, les questions relatives au régime de retraite, les

prélèvements statutaires et les dispositions à prendre dans le domaine de la formation du

personnel.

La même étude a énuméré un ensemble de défis auxquels les services sont confrontés,

parmi lesquels les relations très peu cordiales avec les autres départements; le peu d’interaction

avec d’autres départements sauf si ceux-ci souhaitaient que les RH fassent quelque chose pour

eux ; l’insuffisance des aptitudes, l’absence d’un forum de règlement des différends et d’échange

d’idées ou de relations cordiales avec d’autres départements.

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Ces conclusions ont révélé d’une part, que la fonction de la GRH intervenait toujours au

même rythme que les modèles de conducteurs de travaux/de gestionnaires de

projets/d’architectes des années 1990, et était toujours préoccupée par les activités

transactionnelles (Fell, 1996, Chondrey, 1998, Taylor, 1992).

D’autre part, les conclusions ont révélé une urgente nécessité de ‘sortir le rôle des RH de sa ‘tour

d’ivoire’ afin de lui permettre d’être ‘plus proche de la réalité (Ulrich (1997). Selon les

recherches d’Ulrich, il s’avère nécessaire que la GRH cesse de servir d’agents administratifs ou

de conducteurs de travaux pour jouer un rôle plus actif en matière de fonctionnement de

l’organisation. La GRH ne doit pas se contenter de jouer le rôle d’observateurs à partir de la

touche, mais unir ses forces à celles des responsables opérationnels pour évaluer

systématiquement l’incidence et l’importance de ses activités. Huselid et al, (2005) ont défendu

la thèse selon laquelle l’avenir de la fonction des RH dépend de sa capacité à acquérir, assimiler,

transformer et exploiter les nouvelles connaissances dans d’autres domaines en vue de lui

permettre d’être en contact avec des opérateurs stratégiques en affaires.

Actuellement il ne subsiste aucun doute sur le rôle stratégique que les ressources

humaines peuvent jouer au sein des organisations et il est maintenant généralement reconnu que

plus stratégique est l’approche de la gestion des ressources humaines (GRH) et plus grande est

la contribution de la GRH dans les performances organisationnelles. Cette situation est due au

fait que la GRH a des incidences importantes sur les politiques, les pratiques et les systèmes qui

influent sur le comportement, l’attitude et les performances des employés (Gloet et Berrell,

2003). Néanmoins, il y a plus de rhétorique que de réalité au sujet du rôle précis qu’il est permis

à la GRH de jouer en matière de performance organisationnelle en Afrique. Une analyse

empirique indique que, quand bien même le responsable de la GRH aurait finalement droit à une

place à la table d’honneur des premiers responsables de l’organisation dans certains pays tels

que le Kenya, il reste encore beaucoup à faire pour lui donner suffisamment de pouvoir en vue de

lui permettre de parler de stratégie, de mondialisation et des questions liées à la clientèle qui ont

trait aux RH et à l’entreprise (Ulrich, 1997)

La première exigence de toute fonction des RH est qu’elles doivent toujours veiller à

apporter constamment de la valeur ajoutée. Elles doivent être en mesure d’atteindre tous les

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niveaux de l’organisation afin de lui permettre de savoir ce que sont les RH et ce qu’elles sont en

mesure de faire pour eux et de manifester leur connaissance des affaires aux fins de donner une

raison crédible pour que l’entreprise se rapproche d’elles. Les RH doivent définir la valeur

qu’elles créent. Le défi qui se pose aux professionnels des RH est d’être en mesure de faire face

aux trois (3) objectifs souvent conflictuels suivants : les rendre plus économiques par la

réduction des coûts de ses services et les effectifs, améliorer ses services à l’endroit des premiers

responsables, des supérieurs hiérarchiques et des employés de l’entreprise toujours plus

exigeants, et se pencher sur les objectifs stratégiques de l’organisation.

TENDANCES DES TIC DANS LE SECTEUR PUBLIC AU KENYA

Les TIC ont été utilisées à grande échelle dans les systèmes d'information des ressources

humaines depuis la fin des années 1960, tel que l’indique le tableau ci-après. La technologie a

évolué avec le temps. Au début des années 1960, c’était le principal cadre type qui était utilisé

dans le traitement des registres des salaires et dans les comptes publics. A la fin des années 1970

et au début des années 1980, c’était les micro-ordinateurs qui étaient utilisés pour le traitement

de textes. Les serveurs de clients sont entrés en usage dans les années 1990 et étaient utilisés

pour les échanges d’information et les transactions en ligne. Depuis le début du vingt-et-unième

siècle, l’utilisation des TIC comprend les communications par Internet, par téléphones mobiles et

sans fil.

TENDANCES DES TIC DANS LE SECTEUR PUBLIC AU KENYA

PERIODE TECHNOLOGIE OBJET

Fin des années 1960

et début des années

1970

CADRE PRINCIPAL

Traitement des registres des

salaires et des comptes publics

Fin des années 1970

et début des années

1980

MICRO-

ORDINATEURS

Traitement de textes

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Années 1990

SERVEURS CLIENTS Echanges d’information et

transactions en ligne

2000 et au-delà

INTERNET, MOBILE

ET SANS FIL

Internet et transactions fondées sur

le sans fil

Les TIC ont été utilisées pour apporter de la valeur ajoutée dans les Transactions par

l’amélioration de l’efficacité des services transactionnels, la bureautique et le temps de

production du personnel et pour offrir le choix des canaux de prestation de services depuis le

contact face-à-face, en ligne et par téléphone. Ce mode de fonctionnement apporte de la valeur

ajoutée aux interactions en maximisant l’usage des technologies TIC telles que l’Internet,

l’intranet, le courrier électronique, les téléphones, la téléconférence, etc. et en matière de

partage de l’information par la mise en place des systèmes TI avec la technologie qui permet à

l’information d’être partagée dans tous les départements, ce qui signifie que les citoyens ou les

clients peuvent recevoir un service plus rapide et plus transparent, ce qui est appelé “one stop

shop”.

UTILISATION ANTERIEURE DES TIC DANS LE DOMAINE DE LA GRH

A la période ‘initiale’ de l’adoption de la TI dans le domaine de la GRH, elle était utilisée

en matière de recrutement électronique et d’apprentissage électronique. (Snell et al. 1995) avec

la formation fondée sur le web et l’utilisation de CD-Rom constituant des alternatives souples

pour la formation théorique pouvant convenir aux schémas de travail et à la force de travail

disparate.

Les systèmes d’information sur les ressources humaines (SIRH) étaient très répandus dans les

pays développés depuis les années 1980. Ce système s’était préoccupé des systèmes

d’automatisation tels que les registres des salaires et les informations sur le personnel avec peu

ou pas d’effort pour rendre ces données interactives ou disponibles pour le personnel en dehors

du département des ressources humaines. Le système était très onéreux, inaccessible et manquait

de capacité suffisante pour gérer de grandes quantités d’information requise par les activités du

personnel. Il n’était pas adéquat pour créer le type de chaîne virtuelle interne requise pour

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apporter de la valeur ajoutée. Dans les pays développés, les progrès dans le domaine des TIC ont

permis l’automatisation de la quasi totalité des fonctions du personnel couvertes par les RH, la

formation et le développement, la compensation, les salaires et les avantages, la gestion des

performances et l’évolution de la carrière.

L’utilisation des technologies TIC et des technologies des médias sociaux à grande

échelle sert actuellement pour rationnaliser et même transformer les RH. Elles ont été utilisées

pour transformer le fonctionnement interne en vue de passer à la ‘virtualisation’ et/ou à la

dépendance des RH tout en améliorant simultanément la qualité des services en remplaçant le

papier et le crayon traditionnels et en transformant les tâches à grande intensité de main-d’œuvre

en activités d’intervention rapide efficaces qui permettent aux organisations d’anticiper et de

mettre à profit le changement pour créer des avantages compétitifs.

Le terme GRH électronique a été utilisé pour la première fois à la fin des années 1990

lorsque le commerce électronique prenait d’assaut le monde des affaires. La GRH électronique

est une application interne des techniques des affaires électroniques pour apporter de la valeur

ajoutée à la gestion par un flux d’information plus efficace et plus effectif et un moyen

d’exécuter la GRH. (Ruel et al, 2002).

Il s’agit d’une application de la technologie permettant aux gestionnaires et aux

employés d’avoir un accès direct aux RH et à d’autres services du lieu de travail pour la

communication, les performances, les rapports, la gestion d’équipes et la formation ainsi que les

applications de l’administration (Wyatt, 2002). La GRH électronique consiste en l’application

fonctionnelle des RH, applications d’extranet, d’intranet, de communication sans fil et des

applications mobiles des RH. La documentation disponible distingue trois (3) types de GRH

électronique : la GRH électronique opérationnelle, relationnelle et la GRH électronique

transformationnelle (Lepak & Snell, 1998, Wright & Dyer, 2000).

• La GRH électronique opérationnelle se résume à demander aux employés de maintenir

l’actualisation de leurs données personnelles à travers un site web des RH ou de disposer

sur place d’une force administrative qui puisse le faire à leur place.

10

• La GRH électronique relationnelle se résume en un choix entre le recrutement et la

sélection du personnel de soutien par une procédure d’application basée sur le web et

l’utilisation de procédures d’applications manuelles.

• La GRH électronique relationnelle est un ensemble d’outils intégrés basés sur le web

permettant aux travailleurs de développer en ligne les choix stratégiques de

l’organisation.

• L’intranet est un puissant outil qui peut favoriser la communication et la collaboration au

sein de l’entreprise, rationaliser les procédures et fournir en permanence au personnel de

l’information actualisée quelle que soit leur situation géographique. Il peut être utilisé

pour la collecte d’information, la communication et l’échange d’information avec les

employés. Il permet un accès automatique aux bases de données ainsi que leur gestion. Il

simplifie la dissémination de l’information complexe en la présentant sous sa forme

davantage plus générale et plus graphique.

COMMENT L’UTILISATION DES TIC AMELIORE LA PRATIQUE DE LA GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES.

Selon l’analyse de Tsui (1987), la technologie permet à la fonction RH de développer les

relations avec sa base et donne l’occasion d’une plus grande efficacité et à la satisfaction des

deux parties. Des preuves écrites indiquent que les TIC peuvent être utilisées efficacement en

matière de GRH pour : la réduction des coûts, l’amélioration des services, la redéfinition des

responsabilités au sein de l’organisation et l’amélioration de l’orientation stratégique de la GRH.

Réduction des coûts

Les TIC permettent à la RH de fournir les services aux clients avec plus d’efficacité et

avec moins d’entraves relatives au temps, à la situation ou à la disponibilité (Alleyne, 2003).

Elles réduisent les coûts des transactions des RH par la fourniture d’information relative aux RH

à un grand nombre de personnes sur une base virtuelle, substituant les capacités physiques en

misant sur le droit des actifs numériques d'utiliser les informations de manière flexible sans frais

ou à un coût marginal (Martin et. al, 2003). De cette manière elles entraînent une réduction du

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personnel étant donné qu’il ne faut pas autant de personnel pour accomplir les tâches. En lieu et

place d’une équipe du personnel centralisée pour s’occuper de tâches transactionnelles telles que

les salaires, la formation, les droits de départs en vacances/aux congés qui peuvent être gérés

personnellement par les employés ou par leur superviseur par l’utilisation des procédures

facilitées par la technologie. Cette méthode réduit les coûts de gestion des RH, améliore le temps

de réaction et améliore la qualité et la consistance de l’information sur les RH.

Amélioration des services RH :

L’utilisation des TIC améliore la communication à double sens qui aboutit à des niveaux

plus élevés d’engagement et de satisfaction avec les RH. Elles augmentent la flexibilité dans le

travail, assurant ainsi la promotion de l’innovation, individualise les relations d’entreprise et

facilite le redéploiement individuel des employés en vue d’augmenter le développement, la

motivation et le renforcement de la disponibilité du personnel.

Par ailleurs, elle réduit le délai de réaction des employés aux questions récurrentes. Elle

permet la concertation en tout temps et en tout lieu, fournit des matériels de référence, c’est-à-

dire les outils de formation les directives de politique, les procédures et les manuels à la

demande. Les TIC peuvent être utilisées pour l’annonce de la vacance de postes au sein de

l’organisation, pour les recrutements et l’annonce d’événements importants ou l’ampliation de

memoranda.

Cette action permettra aux RH de disposer de plus de temps à consacrer à d’autres

activités importantes telles que l’amélioration du temps de réaction aux besoins d’information en

‘temps réel’ des responsables d’entreprise et des employés et facilitera la recherche de solutions

appropriées à la demande. Elle améliore également la perception de la direction et des employés

de la fonction RH.

12

Redéfinition des responsabilités des employés dans les RH

Le rôle des chefs d’entreprise sur le lieu du travail a évolué de manière substantielle au

cours de ces dernières années, ce qui est dû en partie à l’évolution des marchés, mais également

aux nouvelles technologies utilisées par les organisations dans lesquelles ils travaillent. En

conséquence, il s’est produit une répartition radicale du travail que les responsables de la GRH

avaient l’habitude d’accomplir. Bon nombre de comptes rendus, genre d’activités autrefois

dévolues aux professionnels des RH, sont maintenant accomplies par les responsables et les

employés de l’entreprise (Ruel et al, 2004, Ruta, 2005, Martin, 2005). Celles-ci comprennent :

l’évaluation des performances, l’évaluation des coûts des employés, l’élaboration des rapports

relatifs aux RH, des rapports sur le chiffre d’affaires, l’absentéisme, le traitement des demandes

de formation et la vérification de la gestion des compétences. L’utilisation de la technologie a

facilité le travail des responsables d’entreprise qui sont en mesure de cumuler ces fonctions et

leurs autres tâches avec plus d’efficacité et leur confère également davantage de responsabilité

en matière de gestion du personnel.

La technologie a conduit à un individualisme accru sur le lieu de travail et également au

sein de la société. Avec le relèvement des niveaux d’éducation, les relations de travail basculent

progressivement en faveur des employés. Ils veulent définir leurs propres plans de carrière, et ont

perdu la loyauté traditionnelle vis-à-vis de tout employeur étant donné qu’ils sont guidés par le

souci de savoir ‘ce qu’il y a d’intéressant pour eux au sein de l’entreprise’. Le passage à la GRH

électronique peut aider les employés à gérer leur information, à y accéder directement et à

l’actualiser quel que soit le domaine auquel elle se réfère, que ce soit la formation, l’évaluation

ou même les transferts. C’est ce que l’on appelle le self-service des employés. Cette situation

favorise la motivation et contribue à les rendre disponibles, ce qui signifie que les employés ont

accès à tout ce dont ils ont besoin pour changer et gérer leurs dossiers personnels. Ils peuvent

programmer l’évolution de leur carrière, traiter les documents financiers et même postuler à de

nouvelles fonctions (Roehling et al. 2005). Le transfert des responsabilités aux employés signifie

une meilleure acceptation de leur évolution, une meilleure gestion des talents par l’auto-sélection

et l’auto-évaluation et une meilleure gestion des performances.

13

Améliorer les orientations stratégiques des RH :

Les TIC ont la potentialité de faire assumer un rôle plus stratégique aux RH, autre que

celui d’agents administratifs. Elles peuvent donner à la fonction RH l’occasion de créer de

nouvelles possibilités pour contribuer à l’efficacité organisationnelle par l’intermédiaire de

moyens tels que la gestion des connaissances, la création d’un capital intellectuel et social, et la

facilitation d’un environnement flexible du travail.

L’utilisation des TIC peut créer des relations plus virtuelles de clients au sein de

l’organisation, permettant ainsi d’apporter de la valeur ajoutée. Par l’établissement d’un réseau

social, elles peuvent améliorer la voix de l’employé (Martin et al 2009). Elles donnent plus de

liberté aux responsables d’entreprise pour qu’ils deviennent des membres stratégiques de

l’équipe de la direction générale (Strohmeir, 2006) et contribuent à servir de liaison entre la GRH

et l’entreprise. Elles confèrent aux RH davantage de crédibilité et de pouvoir par le fait de les

habiliter à initier des données plus fiables qui améliorent le processus de prise de décision.

ETUDE DE CAS : La Commission du secteur public du Kenya Système de base de données

pour le recrutement et la sélection.

Le PSCK est un organe constitutionnel indépendant créé en 1954. Son mandat tel que

stipulé dans la constitution comprend, la nomination de personnes pour occuper ou intervenir à

des postes au sein de la fonction publique et des collectivités locales, le pouvoir d’exercer un

contrôle disciplinaire sur les personnes qui occupent ou interviennent à ces postes et le pouvoir

de les démettre de leurs fonctions.

VISION

Etre un organe constitutionnel de classe mondiale dans la mise à disposition de ressources

humaines compétitives à l’échelle planétaire, qui répondent aux besoins du Kenya

14

MISSION

Renforcer l’excellence en matière de prestations de services de la fonction publique en

mettant à disposition, les ressources requises de la manière la plus efficace.

Procédure de recrutement et de sélection

Le recrutement et la sélection constitue l’une des fonctions essentielles de la commission.

Il implique le fait de s’assurer que la fonction publique soit dotée de personnel approprié,

disposant des compétences appropriées en temps opportun.

Ces exigences impliquent la collecte de demandes émanant des ministères et des

départements par l’intermédiaire du Ministère d’Etat en charge de la fonction publique, la saisie

de l’information, la vérification de l’information par rapport au profil du poste, l’annonce dans la

presse locale, la réception, le fait de trier et de remplir les formulaires de demande, la sélection

des demandes, l’élaboration des principes directeurs, l’organisation de la présélection,

l’invitation des candidats à l’entretien, l’organisation des entretiens finaux et les nominations à

effectuer par la commission.

Au cours des années, la commission a pris pour référence un document élaboré à ce sujet

pour accomplir cette tâche comme l’indique le diagramme ci-dessous :

Traitement manuel des demandes : Diagramme

15

En l’an 2001 la Commission était accessible dans le monde entier, par l’intermédiaire du

département du Trésor, dont l’objectif était de renforcer la communication entre tous les

ministères et départements. Un premier lot de 10 postes de travail et de deux imprimantes avait

été acquis au cours de cette année, le réseau local de la région (LAN) était uniquement réservé

aux services administratifs, essentiellement les bureaux du président et du secrétaire. Au cours de

l’année 2004, par le biais du programme de réforme de la fonction publique (CSRP) la

Commission est devenue l’un des départements pilotes du système intégré de gestion des bases

de données pour le traitement des salaires (IPPD) en charge du contrôle et de la création des

émoluments du personnel. Ces dispositions ont été suivies par l’inauguration du système

d’information relative à la gestion financière intégrée (IFMIS) pour contribuer à la gestion

DUREE TOTALE -365

jours Un an

MEFP & Collectivités

locales LE SECRETAIRE

CFPK

Saisie des demandes & vérification

Une annonce est est préparée et Publiée à l’opinion publique

Demandes reçues

Tri et formulaires remplis

Liste des demandes

Présélection

Invitation à l’entretien

Entretiens finaux

Nominations par la Commission

Ministères/Départements

Phase 11

Lettre de nomination manuelle

SITE WEB de laCFPK

PHASE 2

PHASE 1 1

PHASE 3

PHASE 4

Phase5

Phase6

Phase 7

Elaboration des profils

Phase 8

Phase 9

PHASE 10

16

financière. En 2007, la commission de la fonction publique du Kenya a lancé le système de base

de données des recrutements et de la sélection qui a autorisé les demandes d’emplois en ligne

pour toutes les fonctions publiées par les ministères/les départements.

Evolution du système de recrutement et de sélection en ligne.

Le système de recrutement et de sélection a été développé par les spécialistes des TIC

intervenant dans la commission de la fonction publique et de différents autres ministères du

secteur public. L’évolution du système entraine les tâches suivantes:

• Une analyse du système de manière à identifier le chevauchement des activités et les

redondances;

• Une évaluation comparative des meilleures pratiques en cours dans les pays et les

organisations ayant adopté avec succès une procédure automatisée similaire, tels que

Singapour, la Malaisie et l’Inde

• Le relevé de l’évaluation des résultats et recommandations

• La mise en place d’un comité d’exécution du projet

• L’identification d’une équipe technique

• La conception, le développement et l’exécution du système

• L’organisation d’ateliers de sensibilisation et de réalisation du consensus

• Le déploiement et le renforcement des capacités

• La mise en place des mécanismes de développement, de suivi et évaluation

Infrastructures du système:

La bonne exécution du système exige la mise en place des infrastructures suivantes :

• Installation des réseaux locaux et des réseaux étendus

• Acquisition d’une liaison téléphonique spécialement destinée à cette fonction

• Renforcement de la bande passante pour faciliter la transmission de données

Plateformes de logiciels et de matériels du système :

Le choix et l’installation des plateformes appropriées suivantes étaient essentiels :

• Serveur de la base de données du système

• Acquisition de postes de travail

• Serveur SQL et serveur de Windows 2000

17

• Serveur de secours et moyens de stockage des données

Sécurité de l’information:

Dans le but de garantir la sécurité de l’information les mesures suivantes étaient nécessaires :

• Installation de pare-feux et de logiciels anti-virus

• Définition du contrôle et de l’autorisation d’accès des utilisateurs

• Renforcement des accès et des contrôles physiques

PSC (K) ONLINE RECRUITMET AND SELECTION DATABASE SYSTEM (IRSDS)

ExchangeServer/web

Applicationserver

Fire wall

routers

switch

Fire wall

Databaseserver

PSC (K)Website /Internetwww.publicservice.go.ke

PSC (K)Website /Internetwww.publicservice.go.ke

client

Browse: Adverts, apply & submit applications online,, Track application

progress, Receive feedback on Commission decision

client

Submit Indents toPSC DPM

Indents

PSCK HOUSE

PSCK Data Center

Router

Application reception Counters

R&S Department

Commission

Agenda department

HRM Audit

Local authorities

Ministries

Applicants

L’interface en ligne

• Permet aux postulants de naviguer sur les emplois publiés ;

• Facilite la recherche d’emploi et la soumission de la demande en ligne ;

• Crée une interaction sans entrave avec le site web de la commission dans le monde entier;

• Facilite l accessibilité des emplois de la commission 24h/24 7j/7 ;

• Recherche personnalisée de la situation d’un emploi ;

• Donne aux clients l’opportunité de suivre la situation des emplois publiés ;

HORS-LIGNEEN-LIGNE

18

• Permet aux responsables de la fonction publique d’enregistrer leurs données

biométriques en ligne ;

• Le système permet à la commission de répondre aux requêtes des postulants par le site

web, le téléphone mobile (SMS), le courrier électronique, le courrier postal, le téléphone.

L’interface interne

• Prend en compte les postulants qui sont technologiquement marginalisés ;

• Facilite l’intégration du système manuel sur papier et du système en ligne (la

livraison des formulaires de demande à domicile, par courrier postal ou courrier

express est saisie dans le système)

Rapports du système : Le système a amélioré la capacité de la commission à élaborer et

analyser les rapports relatifs aux points suivants :

- Le profil du postulant devant servir à la phase de la présélection

- La sélection des candidats

- Les candidats retenus avec le détail des affectations

Établissement de la connaissance du système : Dans le but de familiariser et de préparer le

personnel et les autres parties prenantes au système, la commission a entrepris une campagne de

sensibilisation en prenant les dispositions suivantes :

• Développement des campagnes d’information et d’éducation et des publications de la

communication ;

• Utilisation des mass medias et de la presse écrite ;

• Journées portes ouvertes sur la fonction publique ; et

• Expositions ouvertes au public ;

• Bulletins.

Avantages du système

Les avantages du nouveau système de recrutement et de sélection comprennent :

i) Une efficience et une efficacité accrues ;

ii) Une meilleure transparence et justification ;

19

iii) Une meilleure satisfaction des clients et des employés ;

iv) La confiance renouvelée du public dans la capacité de trouver rapidement un

emploi ;

v) Le système a sensiblement réduit la durée entre le recrutement et la sélection d’une

année à trois mois et demi en moyenne ;

vi) Le système a facilité les réponses personnalisées à nos clients ;

vii) Le système a transformé la manière dont nous échangeons au plan interne et

également avec le grand public.

viii) Le système a réduit les coûts de fonctionnement particulièrement en besoin de

personnel, et de papier et ces coûts devront baisser davantage à l’avenir lorsque

s’arrêteront les annonces sur papier.

Défis posés par le système

Nonobstant les avantages énumérés ci-dessus, la conception et le développement du système

automatisé de recrutement et de sélection se sont confrontés à des défis spécifiques :

a. Infrastructures TIC : Les opérations relatives à la construction des infrastructures

et à la mise à jour des équipements coûtent cher.

b. Il subsiste un défi que doit relever la lenteur de la connectivité en Afrique. La

bande passante de communication au siège de la commission de la fonction

publique était lente et l’accès au site web, au portail des emplois et pour

télécharger les formulaires de demande était très difficile. En général, la

connectivité au réseau sur toute l’étendue du territoire constituait un défi à

relever, particulièrement dans les zones rurales.

c. Sécurité de l’information : Le défi consiste à garder en toute sécurité et à tout

instant, l’information vis-à-vis des personnes non autorisées, des pirates

informatiques de système, des messages non sollicités du web et des virus.

d. Défi technologique : Il n’existe pas au sein de la commission de la fonction

publique suffisamment de compétences techniques et opérationnelles et le niveau

de connaissance de l’informatique des utilisateurs est très limité ;

e. L’accessibilité et la disponibilité de la technologie pertinente ;

20

f. Les niveaux d’expertise en TIC et la compréhension des postulants potentiels à la

GRH électronique au sein des spécialistes sont bas ;

g. La manière d’intégrer le SIRH dans un système TI à l’échelle de l’organisation.

Le PSCK n’a pas encore connecté le département des recrutements et sélection à

d’autres départements. (Une recherche menée au Royaume Uni indiquait que

moins de 16% du SIRH était intégré en 2005 (CIPD).

h. Il y a une culture technologique limitée chez les Africains. Aujourd’hui, il n’y a

que trois millions et demi (3,5 millions) d’internautes au Kenya avec une

utilisation quotidienne passant de 2% dans les années 1970 à seulement 5% en

2009.

i. La documentation sur la mise en œuvre des TI a montré que la participation et

l’implication des futurs utilisateurs des TI dans les phases de conception et

d’implication influe sur l’adoption de la technologie de ces dernières. Toutefois,

les professionnels des RH n’ont pas été suffisamment ambitieux en matière

d’utilisation des TI. La plupart de l’information relative à la GRH électronique

provenaient des spécialistes en TIC, ce qui a entraîné des difficultés entre les

spécialistes des RH.

j. Les RH n’ont pas été proactives dans leur utilisation de la technologie de

l’Internet pour fournir des services intégrés ou pour communiquer plus

efficacement avec ses clients afin de comprendre et d’accomplir leurs attentes

changeantes.

k. La résistance au changement : Il existe une résistance générale et une crainte tant

de la part des membres du personnel que des postulants vis-à-vis de l’adoption de

la nouvelle technologie Cette situation est davantage compliquée par le fait que le

Kenya est doté d’une fonction publique vieillissante, comme partout ailleurs en

Afrique,

21

Conclusions

La GRH en Afrique devrait se préoccuper de l application de l’Internet et des systèmes à

base de réseau et d’augmenter les technologies du mobile pour changer la nature des interactions

entre le personnel des RH, les supérieurs hiérarchiques et les employés.

Les départements RH qui utilisent les TIC seront libérés des lourdeurs administratives

aux fins de mieux se concentrer sur le développement du capital intellectuel et du capital social

et sur la gestion des connaissances afin d’améliorer les avantages comparatifs des organisations

(Lengnick-Hall & Morris, 2003).

Les RH doivent renforcer les capacités des supérieurs hiérarchiques pour assumer les

responsabilités qui leur incombent. Pour ce faire, ces derniers doivent assumer un rôle proactif de

communication au sein des organisations en vue d’établir et d’entretenir des relations

productives (Yate, 1992) et d’exploiter les effets avérés de la communication sur la satisfaction,

les performances et les bénéfices. Les responsables des RH devront utiliser les nouvelles

technologies telles que l’intranet comme outil d’appui à l’amélioration de la communication

avec les autres responsables. Cette disposition leur permettra de travailler à distance, dans la

convivialité de bureaux, etc. et d’apporter l’information requise quel que soit l’endroit où ils

peuvent se trouver.

Les TIC constituent une ressource disposant de la potentialité d’améliorer l’efficience et

l’efficacité de l’organisation, d’améliorer la communication et les performances en général. Elles

peuvent être un moyen de disposer de la capacité de transformer la manière dont les

organisations du secteur public assurent la prestation de services aux citoyens. Et par l’utilisation

des TIC, les organisations du secteur public peuvent à leurs États d’épargner une quantité

importante de ressources .

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