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www.opca-ts.com
Formation
Guide d’utilisation
MA GESTION EN LIGNE
• Dématérialisation • Gestion et suivi • Communication • Optimisation budgétaire
2
M.A.J le 14/11/17
Ma Gestion en Ligne
Pour vous, un nouvel espace
I – Présentation de l’outil
II - Saisie
1. Demande de prise en charge
a) Pour un contrat de professionnalisation
b) Pour un autre dispositif de formation
c) Pour un Compte Personnel de Formation
2. Saisie d’une facture
III – Déposer et consulter les documents
IV – Modifier et/ou compléter une demande de prise en charge
V – Gérer vos comptes utilisateurs
SOMMAIRE
Pages 4 à 9
Pages 10 à 28
Pages 13 à 20
Pages 21 à 26
Pages 27 à 31
Page 32
Pages 33 à 35
Pages 36 à 37
Pages 38 à 44
3
M.A.J le 14/11/17
- I - Présentation
de l’outil
4
M.A.J le 14/11/17
Un espace sécurisé dédié à la dématérialisation de la gestion administrative et financière de vos
demandes de financement de formations.
I. Présentation de la Nouvelle Version
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M.A.J le 14/11/17
Petit rappel en 9 points
des avantages de la Gestion en Ligne :
Simplification de la gestion de la formation de votre entreprise
Gestion des demandes de financement (plan de formation, contrats de professionnalisation, périodes de professionnalisation) et
suivi de l’acceptation ou non de la prise en charge ;
Facilité de trésorerie, par la subrogation de paiement ;
Suivi en direct de l’avancement du dossier, des paiements ;
Consultation et dépôt des différents documents relatifs à la gestion de vos demandes ;
Gestion des utilisateurs : gestion des comptes utilisateurs, historique des formations pour chaque salarié,
I. Présentation
6
Un espace sécurisé attribué à une ou plusieurs personnes, dont l’avantage principal est d’être multi-entreprises ;
Un gain de temps pour l’entreprise grâce à un traitement accéléré de ses dossiers ;
Des économies significatives : grâce à la dématérialisation, les frais d’envoi des informations sont supprimés ;
Une communication par email de l’état d’avancement de vos dossiers.
Outil sécurisé et facile à utiliser
M.A.J le 14/11/17
Fonctionnalités du Tableau de bord de la Gestion en Ligne :
1 Nom de l’utilisateur connecté
2 Consultation et sélection des établissements. Vous pouvez effectuer une recherche par n° de Siret, raison sociale ou code postal
3 Saisie de vos demandes de formations
• Saisir des demandes de prise en charge
• Saisir des contrats de professionnalisation
• Saisir des demandes de remboursement
4 Consultation et suivi de vos demandes de formations (critères de recherches multiples)
• Suivre l’état d’avancement demandes réalisées
• Suivre les règlements effectués par l’OPCA TRANSPORTS ET SERVICES
• Consulter la liste de toutes les formations réalisées
5 Consulter la liste des collaborateurs qui ont accès à votre espace. Vous pouvez créer des comptes, les modifier et en supprimer.
6 Raccourci menu.
3 5
7
4
1
6 2
I. Présentation
5
M.A.J le 14/11/17
8
Tout au long de votre saisie, de nouvelles aides + ergonomiques
Les infos bulles :
En sélectionnant l’icône , un
complément d’information apparaît
Ex : « intitulé de la formation »
Les 4 étapes de votre saisie :
Le fil d'Ariane vous guide au fil de la saisie. Elle vous permet de vous situer dans les
différentes étapes de votre saisie.
Gris pour l’étape en cours de saisie
Vert pour une saisie complète
Rouge pour une saisie incomplète
I. Présentation des nouveautés
M.A.J le 14/11/17
Création d’une demande : Créer une demande
Mes saisies non finalisées: Demandes saisies mais non transmises à l’OPCA TS ( Enregistrées uniquement)
Mes Demandes transmises : Demandes envoyées à l’OPCA TS, consultation et ajout de documents complémentaires
Toutes mes Demandes : Consultation de l’ensemble des demandes
Historique par salarié : Consultation des demandes par nom de stagiaire
9
De nouveaux onglets pour consulter vos demandes
I. Présentation des nouveautés
M.A.J le 14/11/17
- II - Saisie
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M.A.J le 14/11/17
II. Saisie
Sur le Tableau de bord de la Gestion en Ligne se trouve
le module « Mes Demandes ».
Il vous permet d’un simple clic de :
Saisir une demande de prise en charge ou de remboursement
Suivre les demandes réalisées, consulter les règlements effectués
Modifier une demande de prise en charge
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M.A.J le 14/11/17
Vous pouvez saisir la demande de prise en charge d’une action de formation :
a) Pour un contrat de professionnalisation
b) Pour les autres dispositifs (plan, période de professionnalisation,…)
c) Pour un Compte Personnel de Formation
1. Saisie d’une demande de prise en charge
12
II. Saisie
M.A.J le 14/11/17
Cliquer sur
l’onglet
« Création d’une
demande » puis
sélectionner le
dispositif
« contrat de
professionnalisa
tion » pour
passer à l’étape
suivante.
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a) Saisie d’une demande pour un contrat de professionnalisation :
Créer une demande
M.A.J le 14/11/17
Cliquer sur
« Tuteur & Contrat »
pour passer à l’étape
suivante
Inscrire le stagiaire
Cliquer sur la loupe
pour :
- Rechercher un
salarié, puis
cliquer sur son
nom pour
l’inscrire
Ou
- Créer un nouveau
stagiaire
Renseigner les
champs du CERFA
relatifs au stagiaire
et à l’entreprise
14
a) Saisie d’une demande pour un contrat de professionnalisation :
Stagiaire et entreprise
M.A.J le 14/11/17
Renseigner les
champs du
CERFA relatifs
au contrat
Inscrire le tuteur
de la même
manière que
l’inscription du
stagiaire.
Cliquer sur
« Action de
formation » pour
passer à l’étape
suivante
15
a) Saisie d’une demande pour un contrat de professionnalisation :
Tuteur et Contrat
M.A.J le 14/11/17
Renseigner les
champs relatifs
à la formation.
Cliquer sur la
loupe pour
rajouter un
organisme de
formation
Attention: ce
champ permet
de choisir ou non
la subrogation de
paiement
Cliquer sur
« Pièces
jointes » pour
passer à l’étape
suivante
16
a) Saisie d’une demande pour un contrat de professionnalisation :
Action de formation
M.A.J le 14/11/17
Cliquer sur
« Synthèse de
votre demande »
pour passer à
l’étape suivante
Déposer vos
pièces.
Possibilité de
déposer plusieurs
documents sur le
même intitulé de
pièce
17
a) Saisie d’une demande pour un contrat de professionnalisation :
Pièces à joindre
M.A.J le 14/11/17
Remplir les
informations
complémentaires
18
a) Saisie d’une demande pour un contrat de professionnalisation :
Synthèse
M.A.J le 14/11/17
Vérifier votre synthèse
en aperçu
Cliquer sur « Enregistrer
pour une modification
ultérieure » afin de
transmettre la demande
plus tard.
Ou
Cliquer sur « Valider pour
envoi de la demande à
l’OPCA Transports et
Services »
Attention : lorsque la
demande est validée et
envoyée il n’est pas
possible de la modifier.
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a) Saisie d’une demande pour un contrat de professionnalisation :
Edition du CERFA
M.A.J le 14/11/17
b) Saisie d’une demande de prise en charge pour les autres dispositifs
(sauf pour le CPF et le contrat de professionnalisation)
Cliquer sur
l’onglet création
d’une
demande » Puis
cliquer sur
« Demande de
prise en
charge » pour
passer à l’étape
suivant.
20
M.A.J le 14/11/17
b) Saisie: Action de formation
Choix du dispositif
Sélectionner ou pas la
Demande de subrogation
Taper votre recherche
pour ajouter votre
organisme de formation
Attention : pour le coût
pédagogique, indiquer le
montant pris en charge par
l’OPCA TS
Cliquer sur
« Inscrivez vos stagiaires »
pour passer à l’étape
suivante
21
M.A.J le 14/11/17
Nouveau dispositif
« Conseillez-moi »
En sélectionnant cette option, votre
gestionnaire de compte choisira le
meilleur dispositif selon le statut de
votre entreprise
b) Saisie :
Inscription des stagiaires
Inscrire le stagiaire
Cliquer sur la loupe
pour :
- Soit rechercher
un salarié, puis
cliquer sur son
nom pour
l’inscrire
- Soit créer un
nouveau
stagiaire
Cliquer sur
« Déposez vos
documents » pour
passer à l’étape
suivante
Ou
Cliquer sur
« Enregistrer »
pour une
modification
ultérieure et
transmettre la
demande plus tard.
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M.A.J le 14/11/17
b) Saisie :
Frais annexes
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M.A.J le 14/11/17
Saisir le nombre
d’heures suivies par
chaque stagiaire
Possibilité de saisir les
frais annexes pour
chaque stagiaire (réservé
aux entreprises
adhérentes)
Cliquer sur
Déposez vos
documents pour
passer à l’étape
suivante
b) Saisie : Pièces à joindre
Déposer les pièces.
Possibilité de déposer
plusieurs documents
sur le même intitulé
de pièce
ATTENTION!
Pour les entreprises en
convention CSA :
Ne pas déposer de pièces
pour des dossiers « Plan
de formation »
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M.A.J le 14/11/17
Remplir les
informations
complémentaires
A noter :
si la demande
saisie concerne
une formation
échue, une
facture s’édite
avec la synthèse
b) Saisie :
Synthèse
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M.A.J le 14/11/17
Vérifier votre synthèse en
aperçu
Cliquer sur « Enregistrer
pour une modification
ultérieure » et transmettre
la demande plus tard
Ou
Cliquer sur « Valider pour
envoi de la demande de
prise en charge et la
facture
à l’OPCA TS »
Attention : lorsque la
demande est validée et
envoyée il n’est pas
possible de la modifier.
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b) Saisie :
Edition de la demande de prise en charge et facture générée
M.A.J le 14/11/17
c) Saisie d’une demande pour un CPF
Cliquer sur
l’onglet création
d’une
demande » Puis
cliquer sur
« Compte
Personnel de
Formation »
pour passer à
l’étape suivant.
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M.A.J le 14/11/17
c) Saisie d’une demande pour un CPF
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M.A.J le 14/11/17
Sélectionner ou pas la
Demande de subrogation
Taper votre recherche
pour ajouter votre
organisme de formation
Attention : pour le coût
pédagogique, indiquer le
montant pris en charge par
l’OPCA TS
Cliquer sur
« Inscrivez votre
stagiaires » pour passer à
l’étape suivante
c) Saisie d’une demande pour un CPF
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M.A.J le 14/11/17
Nombre d’heures
effectués par le stagiaire
Sélectionner votre
stagiaire
Cliquer sur
« Déposer vos documents »
pour passer à l’étape
suivante
c) Saisie d’une demande pour un CPF
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M.A.J le 14/11/17
Cliquer sur
« Synthèse » pour passer à
l’étape suivante
Déposer vos
pièces.
Possibilité de
déposer plusieurs
documents sur le
même intitulé de
pièce
c) Saisie d’une demande pour un CPF
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M.A.J le 14/11/17
Vérifier votre synthèse en
aperçu
Cliquer sur « Enregistrer
pour une modification
ultérieure » et transmettre
la demande plus tard
Ou
Cliquer sur « Valider pour
envoi à l’OPCA TS »
Attention : lorsque la
demande est validée et
envoyée il n’est pas
possible de la modifier.
- Vous souhaitez :
saisir une facture totale ou partielle afin d’ajouter des frais inhérents à une action de
formation déjà saisie au préalable
Prochainement disponible
32
2. Saisie d’une facture
II. Saisie
M.A.J le 14/11/17
- III -
Déposer des pièces complémentaires
et
Consulter nos documents
(rattacher des pièces justificatives à vos demandes de prise en charge et consulter nos documents à votre intention)
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M.A.J le 14/11/17
Dépose de pièces et consultation des documents : Pour vous permettre de rattacher des pièces justificatives et de consulter les documents
relatifs à vos demandes de prise en charge
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Aller dans
« Toutes mes
demandes » et
rechercher le
dossier dans la
liste grâce à une
sélection de
critères.
Cliquer sur la
ligne du dossier
concerné pour
afficher la
synthèse du
dossier
M.A.J le 14/11/17
Vous pouvez
exporter sur un
fichier Excel les
données du
tableau de résultat
en cliquant sur cet
icône
35
Dépose de pièces et consultation des documents :
Dans la rubrique « Déposer de
nouveaux documents » :
Vous pouvez cliquer sur
« déposez ici un ou plusieurs
documents » afin de rajouter
des pièces complémentaires
au dossier
ATTENTION!
Pour les entreprises en
convention CSA :
Ne pas déposer de pièces
pour des dossiers « Plan de
formation »
Dans la rubrique « Documents
déposés » vous pouvez
consulter :
- Les documents déposées
lors de votre saisie initiale
- Les documents de l’OPCA
(accords, refus, relances,…)
- Les documents envoyés à
l’OPCA par votre organisme
de formation
M.A.J le 14/11/17
- IV -
Modifier et/ou compléter une demande
(Revenir sur vos demandes de prise en charge enregistrées ou transmises)
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M.A.J le 14/11/17
Modifier: Pour vous permettre de modifier, compléter, annuler une demande enregistrée, ajouter des
frais de formation, ajouter/remplacer des stagiaires,…
Dans « Mes saisies
non finalisées»
rechercher le dossier
dans la liste grâce à
une sélection de
critères.
Les icônes d’actions
du dossier concerné
vous permettent de :
- Dupliquer
- Supprimer
Pour effectuer une
modification, cliquer
directement sur la
ligne du dossier
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M.A.J le 14/11/17
- V - Gérer vos
comptes utilisateurs
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M.A.J le 14/11/17
Gérer vos comptes : Ce module vous permet de consulter la liste de vos collaborateurs ou créer un nouveau
compte
Sur le Tableau de bord de la Gestion en Ligne se trouve
le module « Gérer les Comptes ».
Il vous permet de :
Créer des comptes utilisateurs pour vos collaborateurs
Gérer/modifier les comptes utilisateurs
Choisir les habilitations pour chacun de vos collaborateurs
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M.A.J le 14/11/17
Rechercher et créer des comptes
Vous pouvez :
• Rechercher pour
modifier un compte
utilisateur existant
- Par Etablissement,
- Par Nom,
- Par adresse email,…
Ou
• Créer un compte pour
un de vos
collaborateurs
40
M.A.J le 14/11/17
Etapes de la création d’un compte utilisateur
41
Remplir la fiche
utilisateur
Puis
Cliquer sur
« Habilitations »
1. Renseignements de la fiche utilisateur
M.A.J le 14/11/17
2. Choix des habilitations
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Sélectionner les
habilitations
souhaitées pour le
compte utilisateur
Puis Cliquer sur
« Etablissements »
Etapes de la création d’un compte secondaire
M.A.J le 14/11/17
3. Choix des établissements
43
Cliquer sur
« ajouter une
ligne »
Puis
Rechercher le(s)
établissement(s)
à rattacher au
compte
Etapes de la création d’un compte secondaire
Cocher l’option « correspondant »
uniquement si l’accès aux
établissements secondaires est
souhaité
Puis cliquer sur « Envoyer un
email de confirmation » afin de
finaliser la création,
M.A.J le 14/11/17
Le guide d’utilisation est terminé.
Les équipes en région
et au siège de l’OPCA-TRANSPORTS ET SERVICES
restent à votre entière disposition
pour vous accompagner
dans l’utilisation de cet outil.
En vous remerciant.
66, rue des archives – 75140 Paris cedex 03
Tél. 01 53 91 34 34 – Fax 01 53 91 34 68
www.opca-ts.com
44 M.A.J le 14/11/17