Cours Gestion Temps

7/28/2019 Cours Gestion Temps

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Notions de tche et Activit

Sommaire

1. Introduction..........................................................................................42. Dcoupage en tches..............................................................................4

2.1. Les caractristiques dune tche .........................................................52.2. Critres de dcoupage en Tches........................................................5

2.2.1. Tches dexcution .....................................................................52.2.2. Tches de coordination ou de dcision............................................62.2.3. Niveau dintervention...................................................................62.2.4. Le temps....................................................................................62.2.5. Les ressources............................................................................6

2.3. Autres aspects de la dfinition des Tches............................................7

2.3.1. Ladhsion des responsables des Tches.........................................72.3.2. La dfinition dobjectifs prcis.......................................................7

3. Introduction..........................................................................................14. Lordonnancement et la planification ........................................................1

4.1. Lordonnancement............................................................................14.1.1. Le principe dantriorit................................................................14.1.2. Localisation dans le temps............................................................1

4.2. Classification des activits:................................................................21/ Classement des activits selon leurs chances :.................................22-Classement des activits selon leur niveau de rendement :....................33/ Classement des activits selon leur complexit :..................................3

4 La planification ...................................................................................34.2.1. Le Planning.................................................................................34.2.2. Dates au plus tt et au plus tard...................................................44.2.3. Estimation des charges ...............................................................54.2.4. Exemple des outils de planification ................................................5

5. Introduction..........................................................................................16. Perte de temps du fait des autres ............................................................17. Perte de temps de notre fait ...................................................................28. Introduction..........................................................................................69. Sisoler.................................................................................................610. Ecoutez ..............................................................................................7

11. Dlguez.............................................................................................712. Introduction.........................................................................................1


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13. Les mauvaises habitudes.......................................................................114. Cinq Modles ...................................................................................215. Bien valuer la dure............................................................................316. Comment faire ? ..................................................................................317. Introduction.........................................................................................8

18. Les T.I.C. et le temps :.........................................................................919. Agenda papier ou informatique...............................................................919.1. Lagenda papier : ........................................................................10

19.1.1. Les bonnes caractristiques :....................................................1019.1.2. Les actions :...........................................................................1119.1.3. Planning journalier :.................................................................1119.1.4. Rpertoire tlphonique :..........................................................1119.1.5. Pages de notes :......................................................................11

19.2. Lassistant lectronique (Organiser) :...............................................1319.2.1. Les fonctions de lassistant :......................................................1319.2.2. Saisie des donnes et fonctions spcifiques:................................14

20. Les logiciels de gestion (Outlook) : .......................................................1520.1. Prsentation.................................................................................1520.2. Fonctions du logiciel......................................................................1520.3. Avantages du logiciel.....................................................................1620.4. Inconvnients du logiciel :..............................................................1620.5. Le couplage avec la tlphonie mobile :...........................................16

21. Les Plannings ...................................................................................1721.1. Les matriels utiliss :...................................................................17

21.1.1. Les plannings fiches en T (ou paule),...................................1821.1.2. Les plannings gouttires (ou bandelette),...............................1821.1.3. Les plannings effaables...........................................................1921.1.4. Les plannings magntiques ......................................................1921.1.5. Les limites..............................................................................20

22. Les Documents utiles .........................................................................2022.1. La check list ou liste de contrle......................................................2022.2. Les post-it....................................................................................2022.3. Lphmride...............................................................................2022.4. Les imprims courants :.................................................................21

23. Introduction.........................................................................................124. Communiquer la responsabilit...............................................................1

24.1. Comment faire :.............................................................................125. La dlgation en neuf conseils................................................................2

25.1. Conseil 1........................................................................................225.2. Conseil 2........................................................................................225.3. Conseil 3........................................................................................225.4. Conseil 4........................................................................................325.5. Conseil 5........................................................................................325.6. Conseil 6........................................................................................325.7. Conseil 7........................................................................................325.8. Conseil 8........................................................................................325.9. Conseil 9........................................................................................3

26. Introduction.........................................................................................127. Gestion des tches................................................................................128. Gestion des Rendez-vous.......................................................................3

29. Outlook sur Internet et en tlphonie portable..........................................430. Introduction.........................................................................................1


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31. Quelques lois mditer.........................................................................131.1. La loi de Laborit.............................................................................131.2. La loi de Fraisse..............................................................................131.3. La loi de Murphy.............................................................................131.4. La loi de Parkinson..........................................................................1

31.5. La loi d'Illich...................................................................................131.6. La loi de TAYLOR.............................................................................132. Introduction.........................................................................................533. Mettre en uvre les bons outils..............................................................5

33.1. Lagenda et lchancier...................................................................634. Rangez, classez, listez...........................................................................635. Quelques principes conducteurs..............................................................7

35.1. Le principe dEisenhower..................................................................735.2. En conclusion.................................................................................7


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1.Introduction

Organiser son temps de travail, cest tout dabord arriver dterminer lesactivits mener et envisager de les organiser en fonction de critres dedlais, de cot ou de dpendances. Nous allons dans ce premierdocument poser les bases du dcoupage de lactivit en tches etprciser quelles seront les proprits de celles-ci.

Vous devrez ncessairement pour russir disposer dune comprhensiondu contexte plus gnral de lactivit de votre service, de votre entrepriseet avoir la capacit de concilier des exigences contradictoires telles que :

les ressources disponibles et les attentes; les priorits diffrentes des parties prenantes; la qualit et la quantit.

La gestion des activits est une dmarche visant structurer, assurer etoptimiser le bon droulement des tches devant tre ralises dans lecadre dune activit professionnelle.

2.Dcoupage en tchesIl est impossible darriver organiser son temps de travail si nouslabordons de manire globale et nous sommes alors dans lobligation dele dcomposer en sous-ensembles dactivit fonction simple : lestches.

Une tche est caractrise par des matires premires qui lui sontncessaires : ce sont les objets entrants ou pralables (un document, unemachine mise disposition, une norme, un oprateur form etoprationnel, un logiciel, ) et elle fournit un ou plusieurs produitsrsultats, ce sont les objets sortants ou livrables (une note, une vente,une fiche technique, un contrat, un besoin satisfait, un problme rsolu,).

Les objets entrants peuvent tre dj disposition ou bien sont les objetssortants dune autre tche destine les produire. Les objets sortants

peuvent tre remploys par une autre tche.

Cette mthode permet de mettre en vidence les tches prparatoires etde matrialiser les dpendances entre les diffrentes tches.


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Si vous devez raliser des ventes de contrats de location de vacances, ilest ncessaire de disposer :

Des contrats de location Du prix de la location

Du descriptif des locations Du planning des locations et des disponibilits

2.1. Les caractristiques dune tche

Une Tche est une action mener pour obtenir un rsultat.

A chaque Tche que lon aura dfinie, il conviendra ensuite dassocier :

un objectif prcis et mesurable des ressources (personnel, matriel, locaux) un temps ou charge de ralisation une date de dbut et une date de fin un cot

Les critres de dcoupage en Tches font le plus souvent appel au bonsens, mais nous pouvons essayer den formaliser quelques uns.

2.2. Critres de dcoupage en Tches

2.2.1. Tches dexcution

Leur ralisation demande un certain dlai qui varie en fonction de lanature de la ralisation.

Raliser un appel tlphonique Rdiger un rapport Animer une runion

A toute Tche dexcution il faut associer un temps. Son valuation faiteavec prcision en vue doptimiser les Ressources qui seront affectes

constitue un des enjeux essentiels dune bonne gestion des activits.

Il faut bien faire, la distinction entre la Charge et le Dlai (ou dure).

La Charge : Cest la quantit de travail ncessaire pour accomplir unetche. Elle sexprime gnralement en jours-homme, semaines-homme,mois-homme ou annes-homme.

Le Dlai : Exprim en jours, semaines, mois ou annes, ou dlimit parune date de dbut et une date de fin, cest la traduction de la chargedans une priode.


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2.2.2. Tches de coordination ou de dcision

Ces Tches correspondent le plus souvent des actions de dcision, des accords dintervenants externes, des faits ponctuels. Le temps deralisation de ces Tches sera le plus souvent ngligeable mais elles

conditionnent souvent fortement la suite des travaux :

Convocation une runion Dclenchement dune commande Coup de tlphone un intervenant pour dclencher une action Signature dun document

2.2.3. Niveau dintervention

Une Tche doit constituer une unit logique.On distinguera donc les tches qui demandent des comptences et desniveaux dintervention diffrents.

La rdaction du contrat de location peut faire appel des juristes et deschargs de communication.La vente du contrat de location demande la disponibilit dun oprateurde vente.

2.2.4. Le temps

Une Tche doit tre courte dans le temps de faon ce que les objectifspuissent tre perus facilement par ceux qui la ralisent.Par ailleurs il semble plus motivant davoir de nombreuses chances :leffort pour atteindre lobjectif augmente considrablement lapprochede lchance.

En effet la dure affecte aux Tches doit permettre dexercer uncontrle effectif sur le bon droulement de lactivit.

2.2.5. Les ressources

Pour des raisons de commodit de gestion, et donc defficacit, onessayera de dfinir une Tche comme une entit utilisant des ressourcesen continu.Ceci afin de faciliter lordonnancement des tches soit lorganisation et laplanification des tches dans le temps.


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2.3. Autres aspects de la dfinition des Tches

2.3.1. Ladhsion des responsables des Tches

Lors de la dfinition des diffrentes Tches, il est trs souhaitable de faireparticiper les diffrents acteurs concerns en leur demandant deprciser :

les temps dexcution quils prvoient les ressources quils pensent ncessaires

Bien sr, ces ressources et ces temps feront lobjet dune ngociationavec le responsable de lactivit.

2.3.2. La dfinition dobjectifs prcis

Les objectifs peuvent tre divers : temps de charge, cots, dlais,qualit, ..

Un responsable ne peut pas laborer une action si les critres de mesurerestent flous ou ambigus. Pour une planification, on peut considrer quetout ce qui nest pas mesurable, valuable, quantifiable, nexiste pas.

On sattachera associer chaque Tche un ou plusieurs objectifs,chaque objectif tant assorti dun critre de mesure. On prcisera donc

les modalits du contrle des objectifs :

Que mesure-t-on Qui mesure O cela a lieu Quand Comment (outils de mesure et barme) Pourquoi, pour quel objectif

Enfin, il semble indispensable, pour impliquer tous les intervenants, que

ceux-ci connaissent :

Les Tches amont et leurs responsables, cest dire les Tchesqui doivent obligatoirement tre ralises avant quils puissententreprendre la leur.

Les Tches aval et leurs responsables, cest dire les Tches quine pourront pas tre entreprises avant la fin de la Tche dont ilssont responsables.


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2.2.1. Tches dexcution .....................................................................52.2.2. Tches de coordination ou de dcision............................................6

2.2.3. Niveau dintervention...................................................................62.2.4. Le temps....................................................................................62.2.5. Les ressources............................................................................6

2.3. Autres aspects de la dfinition des Tches............................................72.3.1. Ladhsion des responsables des Tches.........................................72.3.2. La dfinition dobjectifs prcis.......................................................7





5. Introduction..........................................................................................16. Perte de temps du fait des autres ............................................................1

7. Perte de temps de notre fait ...................................................................28. Introduction..........................................................................................69. Sisoler.................................................................................................6



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10. Ecoutez ..............................................................................................711. Dlguez.............................................................................................712. Introduction.........................................................................................113. Les mauvaises habitudes.......................................................................114. Cinq Modles ...................................................................................2

15. Bien valuer la dure............................................................................316. Comment faire ? ..................................................................................317. Introduction.........................................................................................818. Les T.I.C. et le temps :.........................................................................919. Agenda papier ou informatique...............................................................9

19.1. Lagenda papier : ........................................................................1019.1.1. Les bonnes caractristiques :....................................................1019.1.2. Les actions :...........................................................................1119.1.3. Planning journalier :.................................................................1119.1.4. Rpertoire tlphonique :..........................................................1119.1.5. Pages de notes :......................................................................11









26. Introduction.........................................................................................127. Gestion des tches................................................................................1


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28. Gestion des Rendez-vous.......................................................................329. Outlook sur Internet et en tlphonie portable..........................................430. Introduction.........................................................................................131. Quelques lois mditer.........................................................................1

31.1. La loi de Laborit.............................................................................1

31.2. La loi de Fraisse..............................................................................131.3. La loi de Murphy.............................................................................131.4. La loi de Parkinson..........................................................................131.5. La loi d'Illich...................................................................................131.6. La loi de TAYLOR.............................................................................1

32. Introduction.........................................................................................533. Mettre en uvre les bons outils..............................................................5


35.1. Le principe dEisenhower..................................................................7

35.2. En conclusion.................................................................................7


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3.Introduction

Aprs avoir dcouper nos activits en tches, dfini pour chacune un objectif, unecharge de travail, un responsable de sa ralisation et un dlai, encoredevons-nous afin doptimiser notre travail et les ressources mobilissordonnancs ces tches en prenant en compte les dpendances entre-elles, les pralables, leur impact sur les tches aval, Ce document aborde donc les problmes et principes dune bonneorganisation des tches entre-elles et des critres prendre en compte.

4.Lordonnancement et la planification

4.1. Lordonnancement

LOrdonnancement est llaboration dun plan daction permettant deraliser une activit de travail en tenant compte de diverses contraintesaprs avoir dcompos cette activit en Tches et aprs avoir dfini ladure de chaque tche.

Cest la faon de combiner et de rpartir dans le temps les diffrentestches en vue de la ralisation dune activit.

Remarque :Les contraintes prendre en compte lors de lordonnancement sont deplusieurs types

4.1.1. Le principe dantriorit

Antriorit : Une tche ne peut tre effectue que si une ou plusieurstches sont termines.

Exemple : on ne pourra pas vendre des contrats de location avant davoirtabli les clauses de ce contrat.

4.1.2. Localisation dans le temps

Localisation dans le temps : Elle impose un intervalle de temps entredeux tches successives. Ou bien elle implique quune tche commenceaprs le dbut dune autre mais avant son achvement.

Exemples :

La construction des murs suivra celle des fondations, mais, pourle schage, un temps dattente obligatoire de quelques semaines

sera ncessaire entre les deux tches.


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On pourra estimer quun intervalle de temps est ncessaire entredeux squences de formation bien que matriellement les deuxoprations puissent se succder et ceci pour des raisons dedisponibilit du personnel ou de saturation intellectuelle.

Il faut prendre en considration les deux catgories de tches suivantes :

Parallles : On peut raliser ces tches en mme tempspuisquelles ncessitent des ressources et des conditionspralables diffrentes. Ces tches ne sont pas dpendantes lesunes des autres.

En srie : On doit accomplir ces tches dans lordre car elles sontsubordonnes la disponibilit des ressources et au respectdautres conditions pralables.

4.2. Classification des activits:

1/ Classement des activits selon leurs chances :

Dans la vie, au sein dune entreprise, on entend, trs souvent, parler duterme chance qui reprsente la date dexcution des obligations etdes diverses transactions, par exemple, paiement dune dette. Donc,quand on veut parler dune activit chue, on veut dsigner quelle esturgente. Mais le terme d urgence , dans la technique de gestion dutemps, est li au terme importance .

Toutefois, on mesure lurgence, en se demandant si le fait de ne pasaccomplir telle tche immdiatement met en pril latteinte des objectifsde lentreprise. Les activits peuvent, facilement, tre classes selon leurdegr durgence. Et on mesure limportance en se demandant si le fait dene pas accomplir telle ou telle activit met lentreprise en danger.

En valuant lurgence et limportance de chaque activit, on peut lescaractriser comme suit :

MATRICE DE LA GESTION DU TEMPS

Urgent Pas urgent

Important Crises

Problmes pressants

Analyse de nouvelles occasions

Planification

Entretien du rseau

Rcration

Pas important Interruptions tlphoniques

Correspondance

Runions

Perte de temps

Activits plaisantes et inutiles

Chat


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2-Classement des activits selon leur niveau de rendement :

Les activits doivent tre classifies selon leur niveau de rendement. Cedernier peut tre mesur en se demandant si le fait de ne pas accomplirtelle ou telle tche met lentreprise en danger, cest--dire quil lui fera

subir des cots plus ou moins importants, ou en se posant la questionsuivante : Aprs avoir effectu telle activit, que va gagner lentreprise ?Donc, lactivit qui est plus rentable lentreprise doit tre mene enpremier lieu.

3/ Classement des activits selon leur complexit :

Il est possible de reporter le travail effectuer au cours de la journeselon la complexit des travaux.Les activits les plus complexes seront rserves pour les priodes lesplus calmes de la journe et en fonction de leur urgence. A linverse, lestravaux les plus simples seront effectus pendant les priodes les plusbruyantes ou les plus perturbes quand il est plus difficile de rflchir etde fournir un travail plus complexe et toujours en fonction de lurgence.

4 La planification

Cest lactivit qui consiste dterminer et ordonnancer les tches duprojet, estimer leurs charges et dterminer les profils ncessaires leur ralisation.

Loutil requis est le planning.Les objectifs du planning sont les suivants :

dterminer si les objectifs sont raliss ou dpasss suivre et communiquer lavancement des ralisations affecter les ressources aux tches

4.2.1. Le Planning

Le planning correspond aux dates pour raliser les activits, identifier lesjalons et atteindre les objectifs. Cest lindispensable outil de laplanification.

Les tapes successives

Reprenons lexemple de lactivit de locations saisonnires.Ce type dactivits comporte plusieurs grandes tapes :

Elaborer la plaquette de commercialisation Etablir un plan de communication Elaborer le contrat de location type Recruter des vendeurs ou contracter avec un prestataire de

service Lancer les oprations de commercialisation


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Dtermination exacte des priorits :

Comment tablir des priorits ?

Faire chaque jour une liste du travail effectuer ;

Dfinir lurgence et limportance : ce sont les deux critres de basepour dfinir des priorits : les tches urgentes et importantes sont raliser dabord ;

Fragmenter les travaux complexes raliser en une srie de

petites tches ralisables que lon incorpore dans lemploi dutemps ;

Evaluer la dure prvisible ;

Ordonner la liste : affecter un numro dordre chaque activit en

fonction des priorits dfinies. Ceci permettra de savoir dans quelordre on doit les planifier

La loi de LABORIT

Il est conseill de faire :- ce qui est facile avant de ce quest difficile ;- ce qui nous plait avant ce qui nous dplait ;- ce qui va vite avant ce qui prend du temps ;- ce que lon sait avant ce qui est nouveau ;- ce que dautres nous imposent avant ce que lon choisit.

Rservation des priodes appropries pour les imprvus :

Dans la technique de gestion du temps, il faut affecter un laps de tempspour certains travaux qui vont tomber inopinment.Dailleurs, le scientifique NERAC nous montre limportance de larservation dune partie de temps pour les imprvus.

Mthode de NERAC :

- Noter les activits et les chances ;

- Evaluer la dure ncessaire ;- Rserver une marge de scurit ;- Arbitrer les priorits ;- Contrler et rectifier.

4.2.2. Dates au plus tt et au plus tard

Pour btir un planning, il faut associer chaque tche les dates au plustt (Dbut au plus tt et Fin au plus tt de lexcution de la tche) et lesdates au plus tard (Dbut au plus tard et Fin au plus tard de lexcutionde la tche). La dure de la tche est le temps ouvr qui scoule entre le

dbut et la fin de la tche.


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4.2.3. Estimation des charges

Au niveau tche, il faut estimer chacune des tches qui fontgnralement lobjet dune affectation individuelle.

Cette estimation est base essentiellement sur lexprience et laralisation de tches similaires.

4.2.4. Exemple des outils de planification

Le plus souvent, nous nous contenterons dans notre activit de dfinir unplanning grce un tableur de type Excel.Vous aurez loccasion dans une activit dapprentissage dlaborer untableau de planification.


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2.2.1. Tches dexcution .....................................................................52.2.2. Tches de coordination ou de dcision............................................62.2.3. Niveau dintervention...................................................................6

2.2.4. Le temps....................................................................................62.2.5. Les ressources............................................................................6




4.2. Classification des activits:................................................................2

1/ Classement des activits selon leurs chances :.................................22-Classement des activits selon leur niveau de rendement :....................33/ Classement des activits selon leur complexit :..................................3


5. Introduction..........................................................................................16. Perte de temps du fait des autres ............................................................17. Perte de temps de notre fait ...................................................................2

8. Introduction..........................................................................................69. Sisoler.................................................................................................610. Ecoutez ..............................................................................................7



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11. Dlguez.............................................................................................712. Introduction.........................................................................................113. Les mauvaises habitudes.......................................................................114. Cinq Modles ...................................................................................215. Bien valuer la dure............................................................................3

16. Comment faire ? ..................................................................................317. Introduction.........................................................................................818. Les T.I.C. et le temps :.........................................................................919. Agenda papier ou informatique...............................................................9


19.2. Lassistant lectronique (Organiser) :...............................................13

19.2.1. Les fonctions de lassistant :......................................................1319.2.2. Saisie des donnes et fonctions spcifiques:................................1420. Les logiciels de gestion (Outlook) : .......................................................15

20.1. Prsentation.................................................................................1520.2. Fonctions du logiciel......................................................................1520.3. Avantages du logiciel.....................................................................1620.4. Inconvnients du logiciel :..............................................................1620.5. Le couplage avec la tlphonie mobile :...........................................16







26. Introduction.........................................................................................1

27. Gestion des tches................................................................................128. Gestion des Rendez-vous.......................................................................3


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29. Outlook sur Internet et en tlphonie portable..........................................430. Introduction.........................................................................................131. Quelques lois mditer.........................................................................1

31.1. La loi de Laborit.............................................................................131.2. La loi de Fraisse..............................................................................1

31.3. La loi de Murphy.............................................................................131.4. La loi de Parkinson..........................................................................131.5. La loi d'Illich...................................................................................131.6. La loi de TAYLOR.............................................................................1





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5.IntroductionLes raisons de perdre du temps sont nombreuses. Nous passons notretemps, et donc le perdre, justifier nos retards et les manquements

nos engagements.Certes, les raisons de perte de temps peuvent tre le fait des autres,mais bien souvent, soyons honntes, elles sont bel et bien de notrepropre faitCe document prsente quelques cas classiques de perte de temps. Ilfaudra les intgrer et prendre les mesures prventives et correctives quisimposent.

6.Perte de temps du fait des autres-La paperasserie, l'administration, les formalits maison.

-L'attente d'une rponse qui bloque le traitement d'un dossier.

-Un plan de charge irraliste.

-Les drangements multiples : tlphone, collgues, voire patron, sansoublier clients et fournisseurs qui dbarquent sans prvenir.

-Les changements de priorit de la direction qui navigue vue, ce quibouleverse votre charge de travail.

-La " runionnite " ou l'abus de runions, trop longues, mal prpares,dont aucune dcision ne ressort.

-Cocktails, soires mondaines, repas d'affaires plus ou moins obligs quine se traduisent pas par la concrtisation d'une affaire.

-Manque de communication interne, rtention d'information...


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7.Perte de temps de notre fait

-Absence de plan de travail journalier, voire hebdomadaire.

-Pas de sens de la hirarchie des priorits.

-Incapacit terminer les tches en cours.

-Systme de prise de notes mal tudi.

-Tendance vous laisser distraire.

-Incapacit vous imposer des chances.

-Aucune connaissance des rgles lmentaires du classement et durangement du bureau.

-Manie de vous perdre dans les dtails.

-Refus de dlguer ou mme d'attribuer des tches.

-Tendance remettre plus tard les dcisions difficiles ou ardues.

-Incapacit dcider, trancher, choisir quitte blesser.

-Incapacit dire non, refuser.

-Fatigue, baisse de rgime, insuffisance de sommeil, surmenage...


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4.2. Classification des activits:................................................................21/ Classement des activits selon leurs chances :.................................2

2-Classement des activits selon leur niveau de rendement :....................33/ Classement des activits selon leur complexit :..................................3



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5. Introduction..........................................................................................16. Perte de temps du fait des autres ............................................................17. Perte de temps de notre fait ...................................................................28. Introduction..........................................................................................69. Sisoler.................................................................................................610. Ecoutez ..............................................................................................711. Dlguez.............................................................................................712. Introduction.........................................................................................113. Les mauvaises habitudes.......................................................................114. Cinq Modles ...................................................................................215. Bien valuer la dure............................................................................3

16. Comment faire ? ..................................................................................317. Introduction.........................................................................................818. Les T.I.C. et le temps :.........................................................................919. Agenda papier ou informatique...............................................................9








24.1. Comment faire :.............................................................................1

25. La dlgation en neuf conseils................................................................225.1. Conseil 1........................................................................................2


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25.2. Conseil 2........................................................................................225.3. Conseil 3........................................................................................225.4. Conseil 4........................................................................................325.5. Conseil 5........................................................................................325.6. Conseil 6........................................................................................3

25.7. Conseil 7........................................................................................325.8. Conseil 8........................................................................................325.9. Conseil 9........................................................................................3

26. Introduction.........................................................................................127. Gestion des tches................................................................................128. Gestion des Rendez-vous.......................................................................329. Outlook sur Internet et en tlphonie portable..........................................430. Introduction.........................................................................................131. Quelques lois mditer.........................................................................1

31.1. La loi de Laborit.............................................................................131.2. La loi de Fraisse..............................................................................1

31.3. La loi de Murphy.............................................................................131.4. La loi de Parkinson..........................................................................131.5. La loi d'Illich...................................................................................131.6. La loi de TAYLOR.............................................................................1





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8.Introduction

Etre productif dpend bien sr de soi mais galement souvent des autres.Pour se librer du temps, il faut donc apprendre sisoler et dire non auxsollicitations de vos collaborateurs.Il faut aussi parfois se faire violence, en se rsignant , par exemple, dlguer ce qui peut ltre.Et ne pas hsiter prendre en compte voire provoquer les remarques devotre entourage, sur la faon dont vous perdez votre temps

9.Sisoler

Quand avez-vous eu l'occasion pour la dernire fois de vous concentrer deuxheures sans interruption sur un dossier ? On gaspille pourtant beaucoup detemps faute de concentration." Nous travaillons sans recul, estime Jean-Louis Servan-Schreiber, auteur duNouvel art du temps. Pour un canon, c'est un progrs. Pas pour uncerveau ! "

Tlphone qui sonne, collgue qui dbarque pour discuter, responsablehirarchique qui vient solliciter votre avis..., les drangements de toutessortes nuisent la productivit.

Apprenez dire non et lutter contre les " singes ", selon limage cre il ya quelques annes par Blanchard, Oncken et Burrows, trois gourousamricains du management, pour voquer les voleurs de temps quisurgissent inopinment sur le dos de tout un chacun.

Plus difficile est de savoir dire non aux autres quand ce sont nos suprieurshirarchiques. Dans ce cas, dfaut, osez dire : " Oui, mais... " Faites-voustoujours prciser le degr d'urgence d'une tche. Cela vous vitera derendre un dossier dans les plus brefs dlais et de constater que le donneurd'ordres le laisse dormir une bonne semaine avant de l'ouvrir.Ayez les bons rflexes : mettez votre tlphone en messagerie, teignezvotre portable...

Rsistez au mythe de la porte ouverte et de la disponibilit permanente.Signifiez que vous tes occup en jouant la carte de l'humour. Vous perdrezmoins en qualit de relations humaines que vous ne gagnerez en temps.

Un petit gadget (un drapeau rouge, un panonceau " Do not disturb ")appos sur votre porte suffira dissuader vos collgues sans les vexer.Vous pouvez rester l'coute de vos collgues en instituant simplement unmoment o vous tes accessible tous.

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10. Ecoutez

Les assistantes et les secrtaires sont souvent les mieux organises et lesplus aptes dceler et corriger vos travers.

11. DlguezEnfin, ne vous laissez pas envahir par des tracas extrieurs aux vtres.

Jouez tout simplement de la fermet et rappelez les responsabilits dechacun. D-l-guer !

C'est le grand secret pour se librer du temps (au double sens de s'enaffranchir et de le matriser).C'est aussi un art.Il faut d'abord savoir rsister la tentation, naturelle lorsqu'on a grimpdans la hirarchie, de continuer effectuer soi-mme certaines tches.

Chassez d'abord de votre esprit les fausses bonnes raisons (" Je suis seul pouvoir le faire aussi bien ", " Je ne veux pas perdre la main ", etc.).

Ensuite, n'hsitez pas retourner vos collgues les dossiers qu'ils vousont confis pour se dcharger de leurs problmes sur vous. Puis, en cas desurcharge chronique, attribuez certaines des tches qui vous incombent des personnes de confiance.

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Sommaire1. Introduction..........................................................................................42. Dcoupage en tches..............................................................................4






4.2. Classification des activits:................................................................21/ Classement des activits selon leurs chances :.................................22-Classement des activits selon leur niveau de rendement :....................3

3/ Classement des activits selon leur complexit :..................................34 La planification ...................................................................................34.2.1. Le Planning.................................................................................34.2.2. Dates au plus tt et au plus tard...................................................44.2.3. Estimation des charges ...............................................................54.2.4. Exemple des outils de planification ................................................5

5. Introduction..........................................................................................16. Perte de temps du fait des autres ............................................................17. Perte de temps de notre fait ...................................................................28. Introduction..........................................................................................69. Sisoler.................................................................................................6

10. Ecoutez ..............................................................................................711. Dlguez.............................................................................................712. Introduction.........................................................................................1



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13. Les mauvaises habitudes.......................................................................114. Cinq Modles ...................................................................................215. Bien valuer la dure............................................................................316. Comment faire ? ..................................................................................317. Introduction.........................................................................................8

18. Les T.I.C. et le temps :.........................................................................919. Agenda papier ou informatique...............................................................919.1. Lagenda papier : ........................................................................10

19.1.1. Les bonnes caractristiques :....................................................1019.1.2. Les actions :...........................................................................1119.1.3. Planning journalier :.................................................................1119.1.4. Rpertoire tlphonique :..........................................................1119.1.5. Pages de notes :......................................................................11









26. Introduction.........................................................................................127. Gestion des tches................................................................................128. Gestion des Rendez-vous.......................................................................3

29. Outlook sur Internet et en tlphonie portable..........................................430. Introduction.........................................................................................1


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31. Quelques lois mditer.........................................................................131.1. La loi de Laborit.............................................................................131.2. La loi de Fraisse..............................................................................131.3. La loi de Murphy.............................................................................131.4. La loi de Parkinson..........................................................................1

31.5. La loi d'Illich...................................................................................131.6. La loi de TAYLOR.............................................................................132. Introduction.........................................................................................533. Mettre en uvre les bons outils..............................................................5




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12. Introduction

Nos journes semblent toujours trop courtes. Comment ne pas se laisserdborder?Les rponses de nos invits et du journaliste Jean-Louis Servan-Schreiber, qui nous livre quelques passages de son dernier ouvrage

Les sondages nous annoncent que les cadres responsabilit, et enparticulier les femmes, se plaignent plus que jamais du stress et dumanque de temps, bien plus que du manque d'argent, de verdure ou delibert. Paradoxe inexplicable? Pas tant que a, car, comme toutes leschoses importantes de la vie, bien utiliser son temps n'est pas enseign l'cole. Pas plus, d'ailleurs, qu'aimer, se connatre et se changer, bien senourrir, lever ses enfants, faire un bon usage de l'argent, couter lesautres... et mourir.

Nous sommes tous, en la matire, des autodidactes. Ds l'cole, on nousaffuble d'une montre et on nous distribue des horaires de cours. Initiationclair. Peu aprs commencent s'empiler dans notre petit panierquotidien (qui ne contient, aprs tout, que vingt-quatre heures) mtro,runions, boulot, rendez-vous, dodo, coups de tlphone, repas, sport,shopping, bats amoureux, journaux lire, biberons donner, notes rdiger, courses faire, etc.

Certains craquent, d'autres s'organisent. La plupart ont mal leur tempset ne savent pas que a se soigne.

Au XXme sicle, nous avons boulevers la sant, le bien-tre matriel,la vitesse, la communication, l'espace et maintenant notre corps. Notreprochaine conqute est vidente: notre temps. Ce ne sera pas la plusfacile, car c'est un combat mains nues et avec nous-mmes. Mais il envaut la peine, car il rend la vie plus sereine et dbouche sur la sagesse.

13. Les mauvaises habitudes

Examinons quelques-unes de nos nombreuses manires de gcher notre

temps. Que ce soit au travail ou la maison, nous avons des tches accomplir. Petites ou grandes, ce sont elles qui ponctuent nos journes.Mais c'est nous qui, en principe, choisissons dans quel ordre les effectueret qui dcidons des priorits.

Ainsi, nous faisons d'habitude ce qui est facile avant ce qui est difficile; ceque nous savons faire avant ce qui est nouveau; ce qui est urgent avantce qui est important; ou encore ce que d'autres nous demandent avantce que nous avons choisi.

Ce n'est pas tout. Ce qui est not une heure donne sur notre agendaprendra le pas sur des travaux auxquels nous n'avons pas affectd'horaire. Nous sommes souvent plus disponibles pour les interrupteursque pour nos propres priorits. De mme, nous traitons plutt les


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problmes dans l'ordre o ils se prsentent, ce qui n'a pas forcment derapport avec leur ordre d'importance.Quand plusieurs personnes dpendent de nous : clients, subordonns,enfants; nous nous occupons d'abord de celles qui rclament le plusbruyamment, mme si leurs problmes ne sont pas forcment les plus

urgents.

14. Cinq Modles

Un psychologue, le Dr Kahler, a mis en vidence les cinq injonctions lesplus courantes dont nous sommes, souvent sans le savoir, tributairesdans nos actions. (...)

Les dpche-toi croient que si l'on peut raliser quelque chose enprenant son temps, ce ne doit pas tre important. Ils ont besoin de

prcipitation pour se sentir justifis. Aussi leur suffit-il de s'y prendre ladernire minute, au prix d'un stress dont ils peuvent se plaindre voixhaute.

Les sois parfait ne savent pas s'arrter dans la mise au point desderniers dtails. Ils perdent du temps ranger, raffiner, contrler,garantir. Ils auront du mal dcider, car ils craindront de manquer d'uneinformation cruciale. Leur perfectionnisme les met en retard et lesempche de prendre du recul.

Les fais-moi plaisir disent souvent oui quand ils pensent non et seretrouvent embarqus dans une srie d'activits dont ils n'ont que faire.

Ils n'aiment pas annoncer une nouvelle dsagrable, ce qui les amnent laisser en souffrance des situations qui se dtriorent. (...) Confrontsaux engagements qu'ils n'ont pas pu tenir, ils sont consterns, mais ontbonne conscience, puisqu'ils voulaient faire plaisir.

Les essaie encore pensent que a ne peut tre que dur et difficile. Sia ne l'est pas, ils ne prendront pas le problme au srieux. Ils sejustifient davantage dans l'effort que par les rsultats. Pour eux, pluttque d'aboutir, il est plus important que l'on sache qu'ils n'ont rienmnag... et gure dormi.

Les sois fort n'ont besoin de personne. Ils doivent trouver seuls les

solutions, et ne savent pas dlguer. Ils n'expriment pas de faiblesses,ne se plaignent pas. Ils prennent sur eux, serrent les dents et tiennent avoir eu raison. Droits sur la passerelle, ils sauront couler avec le bateau.


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15. Bien valuer la dureL'apprciation toute simple du temps qu'il faut pour faire les choses, brefl'exprience de la dure, n'est pas donne tout le monde. (...)

Ainsi, cette sommit mdicale parisienne qui fait attendre ses patientsentre quarante-cinq et nonante minutes. Et ce, tous les jours.

Quelquefois, le retard prend des proportions si alarmantes que sasecrtaire s'vertue joindre au tlphone les clients de l'aprs-midipour leur dire de ne venir que deux heures plus tard. Le diagnostic estsimple: ce mdecin inscrit un malade toutes les demi-heures alors qu'illes garde chacun au moins trois quarts d'heure. Depuis des annes. Etquelque chose en lui refuse de s'en apercevoir. (...)

Si l'on aspire matriser son temps, c'est pour vivre mieux, passeulement pour gagner du temps. (...) On fait un travail sur soi-mme,

on rflchit la manire dont on vit, et chacun en tire les conclusionsqu'il juge utiles.

La dmarche est donc plus profonde et, esprons-le, plus fconde quecelle d'une amlioration des performances.

16. Comment faire ?Rorganiser nos priorits

Nous faisons ce qui nous plat avant ce qui nous dplat, ce qui va viteavant ce qui prend du temps... Nos priorits ne sont pas forcment lesmeilleures.

Evaluer la dure de nos activits

Apprcier le temps dont on a besoin pour faire les choses n'est pas facile.Or ce sont les petites erreurs d'valuation cumules qui font les grandsretards.

Gestion n'est pas matrise !

Grer son temps, c'est gagner en efficacit: on accomplit davantage dansla mme journe. Matriser son temps, c'est rflchir la faon dont onvit et en tirer les conclusions qu'on juge utiles. Un travail sur soi quis'avre plus fcond.


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Pour approfondir le sujet.

A lire

Le nouvel art du temps, Jean-Louis Servan-Schreiber, Albin Michel,1999.

10 considrations sur le temps, Bodil Jnsson, Gallimard. Tout est affaire d'attitude, dit la physicienne sudoise. Si on est persuad

de manquer de temps, il y a de fortes chances que l'on se sente comme unhamster dans la roue de sa cage. Mais si l'on dcide qu'on a le temps; et cettejoie n'est ni plus ni moins fausse que l'horreur de ne pas avoir le temps, (...) letemps peut se rvler une mine d'or inpuisable.

La dmonstration va cependant plus loin que cette seule mthode Cou:selon Bodil Jnsson, il faut distinguer le temps personnel et le temps deshorloges aprs lequel nous courons. Dans le viseur de la physicienne (entreautres): le tlphone portable, qu'elle range dans la catgorie des voleurs detemps, car il perturbe rflexions et discussions.

Sur Internet

Centre Pompidou Paris, exposition "Le temps, vite" Le livre "faster, the acceleration of just about everything" de James

Gleick, un livre sur l'acclration de toutes choses, paratre ultrieurement enfranais

La ChronoDynamie: une chronobiologie adapte chacun pour connatreses rythmes et amliorer l'organisation de ses journes

Sources de rfrence

Le nouvel art du temps, Jean-Louis Servan-Schreiber, Albin Michel, 1999.


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Sommaire

1. Introduction..........................................................................................4

2. Dcoupage en tches..............................................................................42.1. Les caractristiques dune tche .........................................................52.2. Critres de dcoupage en Tches........................................................5






4 La planification ...................................................................................34.2.1. Le Planning.................................................................................3

4.2.2. Dates au plus tt et au plus tard...................................................44.2.3. Estimation des charges ...............................................................54.2.4. Exemple des outils de planification ................................................5

5. Introduction..........................................................................................16. Perte de temps du fait des autres ............................................................17. Perte de temps de notre fait ...................................................................28. Introduction..........................................................................................69. Sisoler.................................................................................................610. Ecoutez ..............................................................................................711. Dlguez.............................................................................................712. Introduction.........................................................................................1

13. Les mauvaises habitudes.......................................................................114. Cinq Modles ...................................................................................2



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15. Bien valuer la dure............................................................................316. Comment faire ? ..................................................................................317. Introduction.........................................................................................818. Les T.I.C. et le temps :.........................................................................919. Agenda papier ou informatique...............................................................9



20. Les logiciels de gestion (Outlook) : .......................................................1520.1. Prsentation.................................................................................15

20.2. Fonctions du logiciel......................................................................1520.3. Avantages du logiciel.....................................................................1620.4. Inconvnients du logiciel :..............................................................1620.5. Le couplage avec la tlphonie mobile :...........................................16






25.1. Conseil 1.....