GIS345: GESTION DE PROJET EN TI

PROFESSEURE: MANON G. GUILLEMETTE

Gestion de l’intégration du projet

Objectifs

Décrire le processus d’intégration du projet Séquence des activités Livrables Méthodes de sélection de projets

Expliquer comment le processus d’intégration du projet est lié aux domaines de connaissances.

Comprendre les facteurs clés de succès pour réaliser une bonne intégration du projet

Gestion de l’intégration du projet

Ensemble des processus et des activités

nécessaires à

l’identification

la définition

la combinaison

l’unification

la coordination

des divers processus et activités de gestion de projet

Processus d’intégration du projet

1• Élaboration de la charte de projet

2• Élaborer le plan de gestion du projet

3• Diriger l’exécution du projet

4• Surveiller et maîtriser le travail du projet

5• Maîtrise intégrée des modifications

6• Clôture du projet

Avant de commencer

Quels projets TI doit-on mettre en œuvre dans l’entreprise? Alignement TI-entreprise

Méthodes de sélection de projets Planification stratégique Catégoriser les projets TI Valeur actuelle nette et autres analyses financières Utiliser une méthode de sélection par pointage Implanter un tableau de bord de performance

Planification stratégique « classique »

Planification stratégique de l’organisation Planification stratégique des TI

Identification des processus potentiels Où les TI pourraient-elles créer le plus de valeur?

Planification des projets Énoncé préliminaire ou charte de projets Obtenir l’accord des instances décisionnelles

Allocation des ressources Planification budgétaire Planification des ressources humaines

Catégoriser les projets TI

Catégories Projets visant à résoudre un problème actuel ou anticipé,

bénéficier d’une occasion d’affaires, requis par la loi Durée et nombre de personnes impliqués (grands,

moyens, petits, maintenance) Secteurs organisationnels (core business, support) Demande hiérarchique (approche top-down) Orientations stratégiques ou bénéfices anticipés (ROI les

+ élevés en premier, etc.)« Priorisation »

Faible, moyenne, élevée Utilise un ensemble de critères qui varient selon les

catégories et les individus!

Analyse financière des projets

Les considérations financières sont cruciales dans la justification des projets et leur sélection

Trois principales analyses financières pour justifier les projets TI Valeur actuelle nette (VAN) Retour sur investissement (ROI) Période de récupération (payback)

Limites des modèles financiers

Les risques et incertitudes sont absents de leurs évaluations des coûts et des bénéfices

Les coûts et les bénéfices n’apparaissent pas en même temps, leur estimation est donc de moins en moins certaine, dans le temps

L’inflation peut influer différemment sur les coûts et les bénéfices La valeur du dollars canadien aussi

Les technologies peuvent évoluer au cours d’un projet

Les bénéfices intangibles sont difficiles à quantifier

Modèle d’analyse par pointage

Étapes Identifier des critères importants pour évaluer les

projets. Assigner un poids relatif à chaque critère (100%) Évaluer chacun des projets avec ces critères (donner

un score)Plus le score total est élevé pour un projet,

mieux c’est. Souvent, le résultat le plus important de ces

modèles n’est pas le pointage lui-même, mais l’entente sur les critères à utiliser

Tableau de bord de performance

Utilise quatre perspectives pour évaluer la performance de l’organisation Perspective financière

Quelle est notre performance selon nos actionnaires ? Perspective client

Quelle est notre performance selon nos clients ? Processus interne

Quels sont nos avantages internes ? Apprentissage et croissance

Allons-nous progresser et comment ?

Tableau de bord de performance

USER ORIENTATION How do users view the IT department? Mission

to be the preferred supplier of information systems

Strategies preferred supplier of applications preferred supplier of operations vs. proposer of best solution, from whatever

source partnership with users user satisfaction

OPERATIONAL EXCELLENCE How effective and efficient are the IT processes? Mission

to deliver effective and efficient IT applications and services

Strategies efficient and effective developments efficient and effective operations

BUSINESS CONTRIBUTION How does management view the IT department? Mission

to obtain a reasonable business contribution of IT investments

Strategies control of IT expenses business value of IT projects provide new business capabilities

FUTURE ORIENTATION How well is IT positioned to meet future needs? Mission

to develop opportunities to answer future challenges

Strategies training and education of IT staff expertise of IT staff research into emerging technologies age of application portfolio

Méthodes de « priorisation » des projets

Il n’y a jamais assez de temps, ni de ressources, pour implanter tous les projets!

Il est difficile de justifier adéquatement les projets TI même si tous s’entendent pour dire que les TI sont importantes pour l’entreprise

Trois critères importants pour justifier un projet: Il y a un besoin pour le projet Il y a des ressources financières pour justifier le projet Il y a un désir clair de faire du projet un succès

Réflexions du prof

Les méthodes de sélection de projets permettent d’évaluer de façon relativement objective les projets.

Le business case va généralement être utilisé conjointement à ces méthodes de sélection de projets.

Ces méthodes sont des outils qui vont permettre de faire la « priorisation » finale des projets. Cette «  priorisation », est toujours une affaire de négociation

entre les parties prenantes. S’appuyer sur des informations plus rationnelles peut donner

au gestionnaire de projet des moyens utiles pour gérer la « politique » du projet.

Élaborer la charte du projet

Document qui autorise formellement le projetLes groupes impliqués devraient signer la

charte de projet. Reconnaître qu’il y a entente sur les besoins et les

intentions du projet. Politiquement très important pour réduire les

probabilités qu’il y ait résistance au changement chez les cadres supérieurs

Charte du projet

Objectif: résumer les éléments critiques au démarrage du projet

Contenu Objectifs du projet Informations sur le budget demandé Livrables clés Rôles et responsabilités Approche, stratégie d’implantation du projet Critères de succès Signatures

Business case

Objectif: justifier le projet, faciliter sa priorisation

Contenu Objectifs Problématique, opportunité Contraintes Stratégies possibles Recommandation Besoins préliminaires Analyse financière Analyse préliminaire de l’échéancier Risques

Plan de gestion du projet

Utilisé pour coordonner toutes les étapes du projetFourni une base importante pour le contrôle du

projetDes plans « spécialisés » sont créés dans chacun des

domaines de connaissances de la gestion de projetTout comme les projets sont uniques, les plans de

projet sont uniquesLe plan de projet devrait être dynamique, flexible et

mis à jour fréquemment Le diagramme de Gantt en fait partie, mais ce n’est

pas que çaCeux qui vont exécuter le projet devraient participer

à sa planification

Plan de gestion du projet

Introduction Ex: nom du projet, membres, documents de références, etc.

Organisation du projet Diagrammes organisationnels, responsabilités, processus

administratifs, etc. Approches managériales et techniques

Objectifs, contrôles, gestion des risques, gestion des ressources humaines, processus de développement, etc.

Contenu du projet Ex: référence à la SDP, livrables clés, technologies utilisées,

etc. Échéancier

Ex: date de livraison, référence à l’échéancier détaillé, etc. Budget

Ex: Montant du projet, référence au budget détaillé. etc.

Diriger et piloter l’exécution du projet

Exécuter le travail défini dans le plan de gestion du projet pour satisfaire aux exigences du projet définies dans l’énoncé de son contenu.

Ceux qui vont exécuter le travail devraient participer à sa planification

C’est le temps de faire preuve de créativitéFacteurs de succès?

Surveiller et maîtriser le travail du projet

Les changements sont inévitables dans la plupart des projets, donc il est important de développer et de suivre un processus rigoureux de contrôle des changements.

Comparer la performance réelle du projet au plan de gestion de projet Évaluer l’impact sur la suite de l’exécution du projet

Évaluer la performance pour déterminer le besoin d’actions correctives Celles-ci devraient améliorer la performance du projet

Recommander des actions préventives pour éviter de reproduire les erreurs

Maîtrise intégrée des modifications

Recevoir la demande de changement

Évaluer l’importance de la demande de changement

Évaluer l’impact de la demande de changement

Obtenir l’accord du

sponsor et au besoin du comité de

direction ou steering

committee

• Effectuer le suivi de toutes les demandes de modifications, les approuver, et suivre les modifications apportées aux livrables et à l’organisation dans son ensemble.

Mettre à jour le planFaire connaître les

impacts du changement

Suivre l’implantation du

changement

Système de contrôle des modifications

Processus formel, documenté qui décrit quand, et comment les spécifications du projet peuvent être modifiées

Décrit qui est autorisé à faire ces changements, et comment ils doivent être faits. Exemple:

A) Demandes qui n’influencent ni les coûts, ni l’échéancier du projet → Le gestionnaire du projet peut prendre la décision

B) Demandes qui influencent les coûts du projet → Le gestionnaire du projet avec le responsable des finances

C) Demandes qui influencent l’échéancier du projet → Doit être approuvé formellement par le comité de direction de l’entreprise

Quel est le rôle du steering committee ?

Clore le projet

Finaliser toutes les activités du projet pour clore formellement le projet.

Exige de finaliser toutes les activités et de transférer le projet aux personnes appropriées. Procédure de clôture administrative

Transfert du système d’information aux membres de l’organisation Approbation du SI par l’organisation (contenu,

attentes) Finaliser la documentation du système

Procédure de clôture des contrats Paiement final, remise de la documentation de

développement du SI, etc. Leçons apprises Plan de transition Félicitations formelles

Utilisation d’applications logicielles

Plusieurs types d’applications être utiles: Traitement de texte pour créer des documents Logiciels de présentation pour créer des

présentations Tableurs pour les analyses financières Courriel et autres applications de communication pour

communiquer avec les membres de l’équipe Outils de collaboration pour faciliter le partage

d’information Outils Web pour faire connaître à toute l’organisation

l’état d’avancement du projet Logiciels spécialisés en gestion de projet pour avoir

une vue d’ensemble du projet

Synthèse

Qu’est-ce que la gestion de l’intégration du projet?

Quelles en sont les étapes principales? Que doit-on réaliser à chacune de ces étapes?

Quels sont les facteurs critiques de succès pour réussir?