Savoir comment conduire une r union - fractale … · -Les éléments de la situation de communication appelée « réunion ... Savoir moduler son comportement en fonction des participants

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Savoir comment conduire Savoir comment conduire une rune rééunionunion

20/11/2008 Jean Bretin 2

SommaireSommaireI I –– ThThééorie de la rorie de la rééunionunion-- ququ’’est ce quest ce qu’’une rune rééunion ?union ?-- Les diffLes difféérents types de rrents types de rééunion union -- Les rLes rééunions de travail :unions de travail :

le rôle de lle rôle de l’’animateur, les obstacles, les conditions animateur, les obstacles, les conditions àà rrééunir unir II II –– Les techniques dLes techniques d’’animationanimation-- Savoir poser des questionsSavoir poser des questions-- Savoir moduler son comportementSavoir moduler son comportement-- Les diffLes difféérents types de participantsrents types de participants-- LL’’organisation : la salle, la taille du groupe, la qualitorganisation : la salle, la taille du groupe, la qualitéé de lde l’’information prinformation prééalable, alable,

ll’’utilisation des utilisation des ééquipements.quipements.III III –– AnnexesAnnexes-- Les Les ééllééments de la situation de communication appelments de la situation de communication appeléée e «« rrééunionunion »»-- Les pratiques de communication en entrepriseLes pratiques de communication en entreprise-- Le schLe schééma de la communicationma de la communication-- Un exercice difficileUn exercice difficile-- Un exemple de scUn exemple de scéénario nario ppéédagogiqiedagogiqie

I I –– ThThééorie de la rorie de la rééunionunion


QuQu’’est ce quest ce qu’’une rune rééunion ?union ?

Une rUne rééunion estunion est ::►►une une pratiquepratique ( ensemble de r( ensemble de rèègles et techniques)gles et techniques)

►►collectivecollective►►de de communicationcommunication►►plus ou moins plus ou moins participative participative ►►dont le butdont le but est lest l’é’échange entre personnes, change entre personnes,

accompagnaccompagnéé ou non, de rou non, de rééalisations de alisations de travaux en communtravaux en commun


Une Pratique collective de Une Pratique collective de communicationcommunication

Une pratique , cUne pratique , c’’est est àà diredire : : «« des rdes rèègles et des techniquesgles et des techniques »»

concernant , en lconcernant , en l’’espespèèce :ce :I I –– LL’’organisationorganisationII II –– la communicationla communicationIII III –– LL’’animationanimation


A A -- Les diffLes difféérents types de rrents types de rééunionunion

–– les rles rééunions dunions d’’information :information :AAscendantes etscendantes etDDescendantesescendantes

–– Les rLes rééunions dunions d’é’échanges changes –– les rles rééunions de travailunions de travail


Les rLes rééunions dunions d’’information ascendantesinformation ascendantes

Rôle de lRôle de l’’animateuranimateurDans les rDans les rééunions dunions d’’information information ascendantesascendantes , l, l’’animateur nanimateur n’’est quest qu’’une oreille une oreille attentive et active .attentive et active .

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxParticipants

A



ObjectifObjectif

Permettre Permettre àà tous les participants tous les participants ll’’expressionexpressionla plus large et la plus facile possible sur le la plus large et la plus facile possible sur le sujet , objet de la rsujet , objet de la rééunionunion

* Exemple : les groupes d* Exemple : les groupes d’’expression expression



Rôle de lRôle de l’’animateuranimateur

-- Mettre Mettre àà ll’’aise aise -- La prLa préésence dsence d’’un hiun hiéérarchique est souvent cause drarchique est souvent cause d’’auto auto

censurecensure-- Utiliser tous les moyens pour faciliter lUtiliser tous les moyens pour faciliter l’’expression expression

( questions ( questions éécrites et anonymes , petits groupes ,..)crites et anonymes , petits groupes ,..)-- Faire preuve dFaire preuve d’’une grande tolune grande toléérance rance -- Encourager en permanence Encourager en permanence -- ÉÉviter que la parole ne soit monopolisviter que la parole ne soit monopoliséée par un individu ou e par un individu ou

un groupeun groupe

-- Recentrer, afin dRecentrer, afin d’é’éviter les digressions viter les digressions


Les rLes rééunions dunions d’’information information descendantesdescendantes

Dans les rDans les rééunions dunions d’’information information descendantesdescendantes , l, l’’animateur est surtout un animateur est surtout un orateur face orateur face àà un auditoire un auditoire

A

participantsxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxx


les rles rééunions dunions d’’information descendantesinformation descendantes

ObjectifObjectif

►►Faire en sorte que tous les participants Faire en sorte que tous les participants comprennentcomprennent bien lbien l’’information qui leur est information qui leur est transmise et puissent transmise et puissent avoir ravoir rééponseponse aux aux interrogations que cette information leur interrogations que cette information leur pose pose


Les rLes rééunions dunions d’’information descendantesinformation descendantes


1 1 –– Etre le plus clair possible Etre le plus clair possible 2 2 –– SS’’assurer que tout le monde a entendu et assurer que tout le monde a entendu et

compris compris 3 3 –– Faciliter la pose de question , même auprFaciliter la pose de question , même auprèès des s des

plus timidesplus timides4 4 –– RRéépondre de manipondre de manièère re «« transparentetransparente »» , , ééviter viter

la langue de bois !la langue de bois !5 5 –– Noter les questions auxquelles il ne peut être Noter les questions auxquelles il ne peut être

rréépondu sur lpondu sur l’’instant et sinstant et s’’en acquitter dans le en acquitter dans le compte renducompte rendu


Les rLes rééunions dunions d’é’échangechange

La rLa rééunion dunion d’é’échange se caractchange se caractéérise par rise par ll’’importance desimportance des interactionsinteractionsdans le groupe aboutissant dans le groupe aboutissant àà une une éévolution des idvolution des idéées de chacunes de chacun



ObjectifObjectif

►►LL’’objectif dobjectif d’’une rune rééunion dunion d’é’échanges est de changes est de favoriser les communications entrefavoriser les communications entre les les membres du groupe , de sorte que chacun membres du groupe , de sorte que chacun éévolue dans ses idvolue dans ses idéées et ques et qu’’une une rrééflexion de flexion de qualitqualitéé supsupéérieurerieure jaillisse de ljaillisse de l’’ensemble ensemble





Les principes dLes principes d’’animation danimation d’’une une rrééunion dunion d’é’échangeschanges

-- Avoir effectuAvoir effectuéé une bonne information prune bonne information prééalable alable -- Rappeler le thRappeler le thèème ou le sujet de la rme ou le sujet de la rééunionunion-- Dire au groupe ce quDire au groupe ce qu’’on attend de lui : on attend de lui : ééchanges entre eux , avis changes entre eux , avis

consultatif , apport de rconsultatif , apport de rééflexion flexion ……-- Faire Travailler en petits groupes ( rapporteur) Faire Travailler en petits groupes ( rapporteur) -- DDéébriefer en notant les points intbriefer en notant les points intééressants , les difficultressants , les difficultéés , les avis s , les avis

convergents convergents -- Prendre le temps de faire une synthPrendre le temps de faire une synthèèse se «« àà chaudchaud »» ( pendant la ( pendant la

pause)pause)-- Poursuivre , si besoin , la rPoursuivre , si besoin , la rééflexion , pour approfondissementflexion , pour approfondissement-- Garder une traceGarder une trace-- Effectuer un compte rendu synthEffectuer un compte rendu synthéétique , faisant ressortir ltique , faisant ressortir l’’essentiel essentiel

ainsi que des directions possibles ainsi que des directions possibles àà une action ultune action ultéérieure rieure


les rles rééunions de travailunions de travail

Contrairement aux autres rContrairement aux autres rééunions , les runions , les rééunions de travail doivent unions de travail doivent conduire conduire ààune production immune production imméédiatediate directement utilisable pour ldirectement utilisable pour l’’action . ( et non action . ( et non seulement de simples rseulement de simples rééflexions )flexions )Il peut sIl peut s’’agir de la ragir de la réésolution dsolution d’’un problun problèème , de lme , de l’’organisation dorganisation d’’une une manifestation , dmanifestation , d’’une phase dans lune phase dans l’é’élaboration dlaboration d’’un projetun projet

XXXXX

A ProductionP




Ces rCes rééunions mobilisent , unions mobilisent , àà la foisla fois ::��Des techniques dDes techniques d’’animationanimation��Des techniques de travail en groupe Des techniques de travail en groupe

adaptadaptéées es àà la situation la situation -- ExempleExemple : MTP du cercle de qualit: MTP du cercle de qualitéé , m, mééthodologie de projet , thodologie de projet ,

technique du contrôle des dtechnique du contrôle des déégâts matgâts matéériels ( CDM) pour un CHSriels ( CDM) pour un CHS……Processus de fonctionnement dProcessus de fonctionnement d’’une une ééquipe de recherche en quipe de recherche en amaméélioration des conditions de travail ( ERACT)lioration des conditions de travail ( ERACT)




Dans les rDans les rééunions de travail , lunions de travail , l’’animateur de la animateur de la rrééunion est souvent le union est souvent le responsable du projetresponsable du projet , , hihiéérarchique ou fonctionnel , par rapport aux rarchique ou fonctionnel , par rapport aux participants participants IL doit IL doit mamaîîtrisertriser les techniques dles techniques d’’animation de animation de rrééunion et la munion et la mééthodologie propre thodologie propre àà la nature du la nature du groupe de travail groupe de travail


Les obstaclesLes obstacles

-- sa propre incapacitsa propre incapacitéé àà bien bien éécoutercouter-- les participants qui arrivent en retard les participants qui arrivent en retard -- le bruit ,le bruit ,-- les allles alléées et venues ,es et venues ,-- le tle tééllééphone , phone , -- ll’’inconfort du siinconfort du sièège ..ge ..-- ll’’intolintoléérance vis rance vis àà vis dvis d’’un intervenantun intervenant-- la templa tempéérature de la salle , son arature de la salle , son aéérationration-- la sonorisationla sonorisation-- le champ de visionle champ de vision


Savoir Savoir éécouter ce qui se dit couter ce qui se dit les diffles difféérentes qualitrentes qualitéés ds d’é’écoutecoute


Savoir Savoir éécouter ce qui se dit couter ce qui se dit les diffles difféérentes qualitrentes qualitéés ds d’é’écoutecoute


Les obstaclesLes obstacles

-- les participants ne sont pas concernles participants ne sont pas concernéés et jouent s et jouent les utilitles utilitééss

-- les participants ont les participants ont ééttéé prpréévenus au dernier venus au dernier moment , ils ne savent pas moment , ils ne savent pas «« de quoi il sde quoi il s’’agitagit »»

-- prpréésentation du dossier pompeuse et bien peu sentation du dossier pompeuse et bien peu ééclairante clairante

-- documents abscons ,documents abscons ,-- ddéébats confus ,bats confus ,-- confconféérencier inaudible , rencier inaudible , -- prpréésident ou animateur sident ou animateur autosatisfaitautosatisfait et soliloque et soliloque


LL’’obstacle le plus frobstacle le plus frééquent : la quent : la digressiondigression

TrTrèès souvent , la discussion ss souvent , la discussion s’’engage alors que le problengage alors que le problèème a me a ééttéé mal mal posposéé ou même pas posou même pas poséé du tout . du tout . Il est alors trIl est alors trèès important pour ls important pour l’’animateur de animateur de «« faire poser le faire poser le problproblèèmeme »»Il y parvient en posant la question : Il y parvient en posant la question : quel est le problquel est le problèèmeme ??Quelle est la situation future souhaitQuelle est la situation future souhaitéée ? e ?

Situation actuelleinsatisfaisante

Situation futuresouhaitée


Les conditions Les conditions àà rrééunirunir

1 1 –– une attitude favorisant lune attitude favorisant l’’expressionexpression2 2 –– un vocabulaire appropriun vocabulaire appropriéé3 3 –– la capacitla capacitéé àà susciter et maintenir lsusciter et maintenir l’’intintéérêtrêt


Une Attitude favorisant lUne Attitude favorisant l’’expressionexpression

QualitQualitéé de contact et clartde contact et clartéé de lde l’’informationinformationLa personnalitLa personnalitéé de lde l’’animateuranimateur est est éévidemment prvidemment préépondpondéérante : elle est rante : elle est «« bloquantebloquante »» ou ou «« liblibéératriceratrice »»la convivialitla convivialitéé , le sourire , la simplicit, le sourire , la simplicitéé de lde l’’animateur , ses premiers animateur , ses premiers mots dmots d’’accueil , sa courtoisie ,bref sa qualitaccueil , sa courtoisie ,bref sa qualitéé de contact sont bien de contact sont bien entendu des facteurs favorisants .entendu des facteurs favorisants .le rôle de lle rôle de l’’animateur consiste animateur consiste àà rrééunir avant et pendant la runir avant et pendant la rééunion les union les ééllééments qui permettront ments qui permettront dd’é’éclairer de maniclairer de manièère optimalere optimale les personnes les personnes dont il sollicite ldont il sollicite l’’avis ou la davis ou la déécision cision Plus lPlus l’é’écart culturel , le prestige ,ou le niveau dcart culturel , le prestige ,ou le niveau d’’information entre ceux information entre ceux qui prqui préésentent la question et qui lsentent la question et qui l’’ont ont éétuditudiéée, et ceux qui doivent e, et ceux qui doivent donner un avis , est important , plus ldonner un avis , est important , plus l’’effort deffort d’’explication et explication et dd’’information devra être important . information devra être important .


Les outils personnels de lLes outils personnels de l’’animateuranimateur

-- sa Voix sa Voix -- ses gestes ses gestes -- sa position , lsa position , l’’axe choisiaxe choisi-- son regardson regard�� Le non verbal est aussi important que le verbal , dans lLe non verbal est aussi important que le verbal , dans l’’acte de acte de

communicationcommunication�� Moyen mnMoyen mnéémotechniquemotechnique : : SVPSVP RRevenez evenez OO GGrouperoupe

Silence , Voix , Position , Regard , Orientation , Geste Silence , Voix , Position , Regard , Orientation , Geste


UUn vocabulaire n vocabulaire aapproprippropriéé►► Chaque secteur professionnel possChaque secteur professionnel possèède son propre langage de son propre langage ►► Chaque groupe qui a lChaque groupe qui a l’’habitude de travailler ensemble posshabitude de travailler ensemble possèède ses de ses

propres expressions propres expressions ►► LL’’animateur doit vanimateur doit véérifier que tout le monde connarifier que tout le monde connaîît le sens des mots t le sens des mots

qui vont être utilisqui vont être utiliséés ( prs ( prééalablement alablement àà la prla préésentation dsentation d’’un dossier un dossier technique par exemple )technique par exemple )

Exemples :Exemples :Si dans une entreprise de fabrications mSi dans une entreprise de fabrications méétalliquestalliques , on parle de soudage , on parle de soudage àà un ouvrier OS un ouvrier OS nouvellement embauchnouvellement embauchéé et ayant travaillet ayant travailléé auparavant dans lauparavant dans l’’industrie de la chaussure , il industrie de la chaussure , il pensera pensera «« fixation fixation àà ll’’aide daide d’’une colle dune colle d’’une semelle sur une tigeune semelle sur une tige »»

Dans une sociDans une sociééttéé dd’’entretien et de nettoyageentretien et de nettoyage , si on dit , si on dit àà un travailleur de faible niveau un travailleur de faible niveau culturel culturel «« il faut employer ce produit avec parcimonieil faut employer ce produit avec parcimonie »» , il risque de vous demander qui , il risque de vous demander qui est parcimonie ? est parcimonie ?

Le mot Le mot «« souchesouche »» nn’’a pas la même signification pour :a pas la même signification pour :-- une caissiune caissièèrere-- Un bUn bûûcheroncheron-- Un biologisteUn biologiste


Savoir susciter et maintenir lSavoir susciter et maintenir l’’intintéérêtrêt

Le manque de rythme et la durLe manque de rythme et la duréée des re des rééunions unions sont les deux causes dsont les deux causes d’’ennui les plus importantesennui les plus importantes

-- LL’’ordre du jour doit être ajustordre du jour doit être ajustéé pour tenir dans le temps pour tenir dans le temps imparti de maniimparti de manièère raisonnable re raisonnable

-- Indicatif Indicatif :Deux heures est une dur:Deux heures est une duréée qui permet de e qui permet de maintenir lmaintenir l’’attention pour une rattention pour une rééunion dunion d’’info , trois heures info , trois heures pour une rpour une rééunion dunion d’é’échanges, la journchanges, la journéée pour une re pour une rééunion union de travailde travail


Susciter et maintenir lSusciter et maintenir l’’intintéérêtrêt

Des sDes sééances interminablesances interminables

-- Limiter les prLimiter les préésentations et discours introductifssentations et discours introductifs-- Interrompre la rInterrompre la rééunion toutes les 1H30 pour une courte union toutes les 1H30 pour une courte

pausepause-- Absolument Absolument ééliminer la rubrique divers liminer la rubrique divers

( pr( préévoir un autre mode dvoir un autre mode d’’interrogation )interrogation )-- Les questions subsidiaires doivent être placLes questions subsidiaires doivent être placéées es àà la fin la fin -- MaMaîîtriser ltriser l’’ordre du jour et recentrer sans crainte lorsque ordre du jour et recentrer sans crainte lorsque

des ddes déérives se produisent rives se produisent

II II –– Les techniques dLes techniques d’’animationanimation


Objet : savoir poser des questionsObjet : savoir poser des questions

1 1 –– la Question ouvertela Question ouverte«« Quel cafQuel caféé aimez vous ?aimez vous ? »»CC’’est une question qui commence par : Qui , Quoi , est une question qui commence par : Qui , Quoi , Pourquoi , Quel , Comment . Elle permet dPourquoi , Quel , Comment . Elle permet d’’engager les engager les ddéébats . La rbats . La rééponse est imprponse est impréévisible visible

2 2 –– La Question fermLa Question fermééeeCC’’est une question est une question àà laquelle on ne peut rlaquelle on ne peut réépondre que par pondre que par Oui ou Non Oui ou Non «« aimez vous le cafaimez vous le caféé?? »»

3 3 –– La Question reformulLa Question reformulééee«« si je comprends bien , vous voulez ..nsi je comprends bien , vous voulez ..n’’est ce pas?est ce pas? »»


Savoir poser des questionsSavoir poser des questions ( 2 )( 2 )

4 4 –– La Question refletLa Question reflet«« QuQu’’en pensez vous , monsieur en pensez vous , monsieur LaubLaubéépinpin ?? »»

PosPoséée par un participant , elle lui est retourne par un participant , elle lui est retournéée comme un e comme un reflet reflet

5 5 –– La Question miroirLa Question miroir«« Et vous , que pensez vous de lEt vous , que pensez vous de l’’avis de monsieur avis de monsieur

CantonneauCantonneau?? »»SoulevSoulevéée par un participant , elle est renvoye par un participant , elle est renvoyéée comme un e comme un miroir au groupe miroir au groupe

6 6 –– La Question alternative La Question alternative «« êtes vous dêtes vous d’’accord avec monsieur accord avec monsieur CantonneauCantonneau ou ou

monsieur monsieur LaubLaubéépinpin?? »»


Savoir moduler son comportement Savoir moduler son comportement en fonction des participantsen fonction des participants


les diffles difféérents types de participantsrents types de participants►► Le PassifLe Passif : il peut être timide , peu impliqu: il peut être timide , peu impliquéé , peu courageux , rêveur. , peu courageux , rêveur.

ll’’animateur doit le rassurer , lui poser des questions faciles , lanimateur doit le rassurer , lui poser des questions faciles , le e revaloriser revaloriser àà ses yeux et aux yeux des autres et surtout lses yeux et aux yeux des autres et surtout l’’intintééresserresser

►► Le leader positifLe leader positif : il jouerait volontiers le rôle d: il jouerait volontiers le rôle d’’animateur , mais il va animateur , mais il va plutôt utiliser son leadership pour dynamiser le groupe plutôt utiliser son leadership pour dynamiser le groupe ll’’animateur doit sanimateur doit s’’appuyer sur lui , en faire son assistant , mais sans appuyer sur lui , en faire son assistant , mais sans ddéécharger trop le groupecharger trop le groupe

►► LL’’actif positifactif positif : int: intééressresséé par le sujet , motivpar le sujet , motivéé , actif , prêt , actif , prêt àà agir , agir , ààinnover . Il est moteur dans le groupe . innover . Il est moteur dans le groupe . ll’’animateur doit bien sanimateur doit bien sûûr le faire participer r le faire participer

►► Le bavardLe bavard : le stress le pousse : le stress le pousse àà parler . Il vole le temps de parole parler . Il vole le temps de parole mais peut être compmais peut être compéétent . Ltent . L’’animateur doit synthanimateur doit synthéétiser ses propos et tiser ses propos et ne pas hne pas héésiter siter àà lui demander dlui demander d’’ être bref et de laisser la parole aux être bref et de laisser la parole aux autres .autres .


Les diffLes difféérents types de participantsrents types de participants

►► Le leader nLe leader néégatifgatif : il voudrait être animateur : il voudrait être animateur àà la place de la place de ll’’animateur . Il impose ses idanimateur . Il impose ses idéées et ses et s’’adresse au groupe . adresse au groupe . ll’’animateur peut souligner la singularitanimateur peut souligner la singularitéé de son opinion , de son opinion , demander au groupe de rdemander au groupe de rééagir agir àà ses propos ou , en ses propos ou , en ddéésespoir de cause , tenter de lsespoir de cause , tenter de l’’isoler . isoler .

►► LL’’actif nactif néégatifgatif : r: réésistant au changement , il se tait et sistant au changement , il se tait et intervient en fin de rintervient en fin de rééunion pour dunion pour déémolir . Lmolir . L’’animateur , sanimateur , s’’il il le connale connaîît , doit le questionner sur son avis dt , doit le questionner sur son avis dèès le ds le déébut de but de la rla rééunion afin de dunion afin de déésamorcer ses critiques samorcer ses critiques


Savoir moduler son comportement en fonction des rSavoir moduler son comportement en fonction des rééactions actions du participantdu participant

Chercher le Chercher le regardregard

Quêter son Quêter son regardregard

ÉÉviter son regardviter son regardREGARDREGARD

Se rapprocher du Se rapprocher du tandemtandem

Dans lDans l’’axeaxeNe pas se placer Ne pas se placer dans son axedans son axe

POSITIONPOSITION

Faire rire Faire rire Changer Changer dd’’intensitintensitéé

«« Monsieur X Monsieur X ..Silence SVP..Silence SVP »»

Parler plus fortParler plus fortVOIXVOIX

Se taireSe taireLe regarderLe regarderFaire silenceFaire silenceSILENCESILENCE

Arrêter unArrêter unAA--partpartéé

Faire parler un Faire parler un silencieuxsilencieux

Faire taire un Faire taire un bavardbavard


Attitudes envers certains participantsAttitudes envers certains participants

Bavard Silencieux Bavard Silencieux aa--partpartéé


LL’’organisationorganisation

-- LL’’ordre du jourordre du jour-- La salle La salle -- La taille du groupeLa taille du groupe-- La QualitLa Qualitéé e le l’’informationinformation-- Savoir utiliser les Savoir utiliser les ééquipementsquipements



1 1 –– ll’’ Ordre du jourOrdre du jour-- il doit contenir les coordonnil doit contenir les coordonnéées de la res de la rééunion ( lieu , union ( lieu ,

horaire , qualithoraire , qualitéé des participants , durdes participants , duréée ) e ) -- Il doit prIl doit prééciser les conditions de dciser les conditions de dééroulement ( visite , roulement ( visite ,

repas , confrepas , conféérence , drence , déébat .. )bat .. )-- Surtout il devrait prSurtout il devrait prééciser le rciser le réésultat attendusultat attendu ! S! S’’agit il agit il

dd’’une simple rune simple rééunion dunion d’’information , dinformation , d’’une rune rééunion union dd’é’échange et de rchange et de rééflexion , dflexion , d’’une rune rééunion devant aboutir union devant aboutir ààune ou des dune ou des déécisions cisions Et , dans ce cas , laquelle ou lesquelles Et , dans ce cas , laquelle ou lesquelles ……

-- Il doit être communiquIl doit être communiquéé suffisamment suffisamment àà ll’’avance , si avance , si possible personnalispossible personnaliséé . .

-- Il doit être incitatif Il doit être incitatif



2 2 –– La SALLELa SALLE

LL’’ergonomie de la salleergonomie de la salle est largement sous estimest largement sous estiméée et fait pre et fait préésumer un certain sumer un certain non professionnalisme non professionnalisme ……Elle doit être:Elle doit être:

-- proportionnproportionnéée e àà la taille du groupe et la taille du groupe et àà ll’’usage ( tables modulaires et salles de usage ( tables modulaires et salles de commission si travaux en sous groupes )commission si travaux en sous groupes )

-- accueillante accueillante -- Correctement aCorrectement aéérréée , e , ééclairclairéée , de bonne acoustique ..e , de bonne acoustique ..-- Correctement Correctement ééquipquipéée ( tablettes individuelles , e ( tablettes individuelles , paperpaper , TV , magn, TV , magnééto , vidto , vidééo o

projecteur , projecteur , éécran , markers cran , markers …… ))-- SituSituéée dans un lieu e dans un lieu ééquidistant et rquidistant et rééservant suffisamment de possibilitservant suffisamment de possibilitéés de s de

parking , des sanitaires , un vestiaire , un point de rafraichisparking , des sanitaires , un vestiaire , un point de rafraichissement ou de sement ou de restauration , un coin fumeur restauration , un coin fumeur

-- Dans tous les cas , la configuration de la salle doit permettre Dans tous les cas , la configuration de la salle doit permettre àà tous les tous les participants dparticipants d’’assister assister àà la rla rééunion dans les meilleures conditionsunion dans les meilleures conditions



3 3 –– La taille du groupeLa taille du groupe

Il y a une incidence directe entre la tailleIl y a une incidence directe entre la taille du groupe et du groupe et ll’’objet de la robjet de la rééunionunionsi le rsi le réésultat attendu est de favoriser les sultat attendu est de favoriser les ééchanges ou de changes ou de permettre une prise de dpermettre une prise de déécision collective , la participation cision collective , la participation sera dsera d’’autant plus difficile que le groupe sera importantautant plus difficile que le groupe sera importantDans ce cas, on a intDans ce cas, on a intéérêt soit rêt soit àà sectoriser les rsectoriser les rééunions si le unions si le nombre est important en les concluant par une rnombre est important en les concluant par une rééunion union plplééniaireniaire , soit , soit àà travailler en sous groupes et en temps rtravailler en sous groupes et en temps rééel el …… selon lselon l’’importance du sujet et la profondeur de la importance du sujet et la profondeur de la consultation recherchconsultation recherchéée . e .



4 4 –– La qualitLa qualitéé de lde l’’information prinformation prééalablealable

Des Des éétudes ont dtudes ont déémontrmontréé que que la raison essentiellela raison essentielle de la centralisation de la centralisation des processus de ddes processus de déécision tenait cision tenait àà la difficultla difficultéé pour pour «« le dle déécideurcideur »» de de partager avec les autres les multiples partager avec les autres les multiples ééllééments ments éépars qupars qu’’il avait en tête il avait en tête et qui let qui l’’amamèèneraient neraient àà forger cette dforger cette déécision lcision làà plutôt que celle ci . plutôt que celle ci . Si la volontSi la volontéé du ddu déécideur est rcideur est rééellement de pratiquer la ellement de pratiquer la coco ddéécision , un cision , un travail important de travail important de vulgarisationvulgarisation doit être effectudoit être effectuéé au niveau de au niveau de ll’’information qui sera distribuinformation qui sera distribuéée aux participants e aux participants avantavant la rla rééunion. union. Cette documentation devra être Cette documentation devra être claire , simpleclaire , simple , concise , illustr, concise , illustréée de e de tous tous ééllééments nments néécessaires cessaires àà sa comprsa comprééhension . hension . Surtout elle devra être Surtout elle devra être structurstructurééee de manide manièère re àà bien faire ressortir les bien faire ressortir les avantages et inconvavantages et inconvéénients des solutions proposnients des solutions proposéées et entre lesquelles es et entre lesquelles il faudra choisir . il faudra choisir .



5 5 -- Savoir utiliser les Savoir utiliser les ééquipements dquipements d’’animation de la animation de la rrééunionunion-- rréédiger les consignes ddiger les consignes d’’utilisationutilisation

1 1 –– Mise en main du micro et du vidMise en main du micro et du vidééo projecteuro projecteurDDéémonstration par lmonstration par l’’animateuranimateurEssai par chacun Essai par chacun Remise dRemise d’’une consigne dune consigne d’’utilisation et dutilisation et d’’un numun numééro dro d’’appelappel

2 2 –– Mise en main du vidMise en main du vidééo projecteuro projecteurDDéémonstration par lmonstration par l’’animateuranimateurEssaiEssaiRemise dRemise d’’une consigneune consigne


ConclusionConclusion

LL’’animateur doit en permanence avoir ce animateur doit en permanence avoir ce souci en tête :souci en tête :Que dois je faire pour que la rQue dois je faire pour que la rééunion union atteigne son but ?atteigne son but ?


DiversDivers

-- Les Les ééllééments de la situation de ments de la situation de communication communication «« rrééunionunion »»

-- Les pratiques de communication en Les pratiques de communication en entrepriseentreprise

-- Le schLe schééma de la communication humainema de la communication humaine-- Un exercice difficile !Un exercice difficile !-- Exemple de scExemple de scéénario pnario péédagogique dagogique


Les Les ééllééments de la situationments de la situationde communication appelde communication appeléée re rééunionunion

►► Des acteurs :Des acteurs :-- le Prle Préésident qui anime ou fait animersident qui anime ou fait animer-- le secrle secréétaire de staire de sééance qui ance qui éétablit le compte rendu ( et a tablit le compte rendu ( et a

souvent participsouvent participéé àà la prla prééparation )paration )-- le Technicien ( permanent ou ponctuel ) , cle Technicien ( permanent ou ponctuel ) , c’’est lest l’’homme de homme de

ll’’art concernart concernéé par lpar l’’ordre du jour . Il peut animer par ordre du jour . Il peut animer par ddéélléégation du Prgation du Préésidentsident

-- les Participants , titulaires ou les Participants , titulaires ou «« invitinvitééss »»�� un ordre du jour un ordre du jour plus ou moins prplus ou moins prééciscis�� un Butun But , un objectif, un objectif�� un run réésultat sultat ( le but est ou n( le but est ou n’’est pas atteint)est pas atteint)�� des conditions de ddes conditions de dééroulementroulement


Rappel des diffRappel des difféérentes pratiques de rentes pratiques de communication en entreprisecommunication en entreprise

Les entretiens dLes entretiens d’é’évaluationvaluationLes entretiens affaires courantesLes entretiens affaires courantesLes entretiens de mise au point Les entretiens de mise au point Les entretiens prLes entretiens prééalables alables àà sanctionsanctionLes entretiens de fLes entretiens de féélicitationslicitationsLes entretiens salariauxLes entretiens salariauxLes entretiens prLes entretiens préé et post formationet post formation

Les rLes rééunions dunions d’’informationinformationLes rLes rééunions dunions d’é’échangeschangesLes ERACTLes ERACTLes groupes de projetLes groupes de projetLes cercles de qualitLes cercles de qualitééLes groupes de travailLes groupes de travailLes rLes rééunions de serviceunions de serviceLes rLes rééunions lunions léégales( DP , CE , CHSCT gales( DP , CE , CHSCT ) avec les IRP) avec les IRPLes comitLes comitéés de direction s de direction

Pratiques individuellesPratiques individuellesPratiques collectivesPratiques collectives


Le schLe schééma des communications humainesma des communications humainesRappelRappel

E

R

R

E

Individu A Individu B

Message

Réponse

L’ Emetteur E = celui qui parle , traduit sa pensée en mots : il codeLe Récepteur B = celui qui écoute , cherche la signification des mots , il décodeDans le codage et le décodage , le rôle du vocabulaire est prépondérant Si pour les deux , les mots n’ont pas la même signification , la qualité de la relation est altérée


Un exercice difficile !Un exercice difficile !


►► Exemple dExemple d’’approche papproche péédagogique dagogique concernant lconcernant l’’apprentissage de la conduite de apprentissage de la conduite de rrééunionunion


Comment allons nous travailler ?Comment allons nous travailler ?

RAPPELRAPPEL : La comp: La compéétence est la mise en tence est la mise en œœuvre de savoirs et savoiruvre de savoirs et savoir--faire dans faire dans la rla rééalisation dalisation d’’une tâche une tâche Savoir faire est plus que savoir comment faire Savoir faire est plus que savoir comment faire …………..

On distingue :On distingue :

Savoir faire

MéthodeSavoir faire

gestuelSavoir faire relationnel

Synthétiser AnalyserOrganiser

CapacitésPsycho motricesHabiletés physiques

AccueillirNégocierArgumenter

Savoir


DDééroulrouléé de lde l’’ensemble de la formationensemble de la formationobjectif pobjectif péédagogique : vision globale de dagogique : vision globale de

ll’’enchaenchaîînement des snement des sééquencesquences

Une pratique de

communication

QuQu’’est ce quest ce qu’’une rune rééunion ?union ?

Ensemble de règles et techniques

Concernant

L’organisation

Concernant La communication

ConcernantL’animation

Ordre du jourSalle / équipementsTaille du groupeQualité de l’info préalable

Attitudes de l’animateurVocabulaireMaintenir l’intérêtSavoir écouterEloigner les obstacles

Types de réunionTechniques d’animationCommunes à tous les typesTechniques d’animation spécifiques


QuestionQuestion

►►Quels sont les Quels sont les ééllééments de ments de savoirsavoir , , savoirsavoir--faire mfaire mééthodethode et et savoirsavoir--fairefaire relationnelrelationnel , , qui vont nous être nqui vont nous être néécessaires pour cessaires pour conduire une rconduire une rééunion.union.


Quels sont les Quels sont les ééllééments de ments de savoirsavoir ààposspossééder ? der ?

-- QuQu’’est ce quest ce qu’’ une rune rééunionunion-- Quelles sont les diffQuelles sont les difféérentes pratiques de communication collectiverentes pratiques de communication collective-- QuQu’’est ce quest ce qu’’une pratique une pratique -- Quels sont les Quels sont les ééllééments constitutifs de la ments constitutifs de la «« situation rsituation rééunionunion »»-- Quel est le principe du schQuel est le principe du schééma de la communication ma de la communication -- Quel est le rendement de la communication entre ce quQuel est le rendement de la communication entre ce qu’’on veut dire et on veut dire et

ce que le participant rce que le participant rééppèète te -- Quelles sont les conditions dQuelles sont les conditions d’’une communication rune communication rééussie en russie en rééunion ? union ? -- Quels sont les Quels sont les «« outilsoutils »» de lde l’’animateur animateur -- Qui sont les diffQui sont les difféérents types de participants ? rents types de participants ? -- Quels sont les diffQuels sont les difféérents types de rrents types de rééunion union -- Quels sont lQuels sont l’’objectif , le rôle et les mobjectif , le rôle et les mééthodes de lthodes de l’’animateur dans animateur dans

chacune dchacune d’’elle elle


Quels sont les Quels sont les ééllééments de ments de savoir faire savoir faire –– mmééthodethode ? ?

-- RRééunir lunir l’’information qui sera ninformation qui sera néécessaire pour chacune des cessaire pour chacune des rrééunions, la synthunions, la synthéétiser , si ntiser , si néécessaire , la classer . cessaire , la classer .

-- Savoir comment prSavoir comment prééparer la rparer la rééunion ( ordre du jour , union ( ordre du jour , convocation , salle , convocation , salle , ééquipements , documentation )quipements , documentation )

-- Savoir se prSavoir se préésentersenter-- Savoir utiliser les Savoir utiliser les ééquipements : micro , vidquipements : micro , vidééoprojecteur , oprojecteur ,

rréétrotro……-- Savoir faire tenir la rSavoir faire tenir la rééunion dans le temps imparti union dans le temps imparti -- Savoir remettre aux stagiaires tous les Savoir remettre aux stagiaires tous les ééllééments qui leur ments qui leur

seront nseront néécessaires afin que les rcessaires afin que les rééunions se dunions se dééroulent de roulent de manimanièère facile pour eux et professionnelle pour les re facile pour eux et professionnelle pour les auditeurs auditeurs


Quels sont les Quels sont les ééllééments dements desavoir faire relationnelsavoir faire relationnel ??

-- Savoir Savoir éécouter et reformulercouter et reformuler-- Savoir poser des questions Savoir poser des questions -- Savoir moduler son comportement en fonction des Savoir moduler son comportement en fonction des

participants participants -- Savoir faciliter la pose des questions et susciter le dSavoir faciliter la pose des questions et susciter le déébat , bat ,

ll’é’échange change -- Savoir recentrer le dSavoir recentrer le déébat bat -- Savoir animer une rSavoir animer une rééunion dunion d’’information descendante dans information descendante dans

sa globalitsa globalitéé

Documents

Savoir comment conduire une r union - fractale … · -Les éléments de la situation de communication appelée « réunion ... Savoir moduler son comportement en fonction des participants