Gestion du temps - SOFADcours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiers/4316_corr_exerc.pdf · Gestion du temps Corrigé des exercices Chapitre 1. Petite histoire de la gestion du temps 2

Gestion du tempsDEP

Secrétariat460-162

Corrigé des exercices

Gestion du temps

Corrigé des exercices

Chapitre

➟

1. Petite histoire de la gestion du temps

➟

2. Planification et gestion du temps

➟

3. Importance des objectifs et des priorités

➟

4. Importance de la planification

➟

5. Voleurs de temps ou chronophages

➟

6. Outils de planification

➟

7. Activité synthèse

© SOFAD C.3

Corrigé – Chapitre 1

Chapitre 1

Exercice 1.1 Pensées sur le temps

Site ou ouvrage http://www.1001-votes.com

Pensée Le temps perdu, c’est le temps pendant lequel on est à la merci des autres.

Boris Vian

Site ou ouvrage http://www.evene.fr/citations

Pensée Sur les ailes du Temps, la tristesse s’envole.

Jean de La Fontaine

Site ou ouvrage http://www.citations.ca

Pensée Le temps, dit-on, ne vient qu’une fois; mais on dit aussi qu’il faut avoir letemps de l’attendre.

Leon Battista Alberti

Ces citations vous sont soumises à titre d’exemple : à vous d’en découvrir d’autres!

Exercice 1.2 Brève définition des maladies de la gestion du temps

Maladie :

Tempsdinite

Définition Inflammation du temps

Symptômes • Manquer continuellement de temps.

• Voir la liste des tâches à faire s’allonger.

• Prendre plus de temps que prévu pour accomplir les tâches.

Maladie :

Lifophilie

Définition Priorisation de l’urgence

Symptômes • Ne pas pouvoir réaliser ses priorités en raison des imprévus et des urgences.

• Attendre à la dernière minute pour faire une tâche importante.

• Reporter au lendemain les tâches dont l’échéance est éloignée.

Maladie :

Chronophagie

Définition Mangeuses de temps

Symptômes • Être constamment interrompu.

• Évoluer dans un environnement de travail peu propice à la concentration.

Gestion du temps

C.4 © SOFAD

Maladie :

Ouïte

Définition Habitude de dire « oui » alors qu’il faudrait refuser

Symptômes • Avoir peur de refuser les urgences de dernière minute.

• Faire passer les besoins des autres avant les siens.

• Se sentir obligé d’accepter les demandes même si on est surchargé.

Exercice 1.3 Appliquer la loi de Pareto

Il est important de cibler les tâches qui procurent les meilleurs résultats en fonction des contraintesde temps, d’énergie et de budget.

Exercice 1.4 Résumer les diverses lois de la gestion du temps

Loi des séquences homogènes de travail Interruptions vs efficacité

Loi de l’utilisation optimale et pratique de son temps Ne pas remettre à plus tard

Loi de la dimension subjective du temps Prioriser les tâches importantes

Loi de la contre-productivité du temps investi au-delà d’un seuil Productivité vs seuil horaire

Loi des 20/80 – 20 % des activités produisent 80 % des résultats Efforts vs résultats

Loi de la tendance à l’auto-inflation du temps dépensé Temps disponible vs temps travaillé

Loi des rythmes biologiques Horloge interne vs productivité

© SOFAD C.5


Exercice 1.5 Résumer chacun des principes de la gestion du temps

• Porter toute son attention sur l’

essentiel

;

• Éviter les

interruptions

;

• S’assurer de la

rentabilité

du temps investi;

• Balancer (

équilibrer

) ses obligations et ses capacités;

•

Écouter

son horloge interne;

• Identifier les tâches que l’on

valorise

davantage (

que l’on préfère

) et auxquelles onconsacrera plus de temps, nonobstant leur importance;

• Ne pas remettre à plus tard ce qui peut être fait

immédiatement (agir)

.

Gestion du temps

C.6 © SOFAD

Chapitre 2

Exercice 2.1 Adages à propos du temps

Le

temps

, c’est de l’argent.

Chaque chose en son

temps

.

Être de son

temps

.

Depuis la nuit des

temps

.

II y a un

temps

pour chaque chose.

De temps en

temps

.

Avoir fait son

temps

.

Exercice 2.2 Identifier mes compétences

Cet exercice s’autocorrige à la fin de son exécution.

Exercice 2.3 Mythes et vérités sur le temps

1. Faux

Le temps est une ressource unique. Le temps passé est passé et on ne pourra jamais leremplacer. Peu importe nos activités, le temps passe sans que nous ayons la moindre emprisesur lui. Nous ne pouvons pas l’arrêter comme une machine ou le remplacer comme unvêtement.

2. Faux

Nous ne pouvons pas économiser du temps au même titre que l’argent ou les biens matériels.Nous disposons tous de la même quantité de temps dans une journée, soit 24 heures. Parfois,nous pensons que, parce que nous avons exécuté une tâche plus rapidement, nous avonsgagné du temps. Or, nous ne pouvons pas le mettre à la banque. Nous devons simplementutiliser ce temps pour faire autre chose.

3. Faux

Nous ne pouvons pas contrôler le temps. Il nous est impossible de modifier la durée d’uneseconde ou d’une minute. Nous ne pouvons pas non plus ralentir ni accélérer le temps. Lesseules choses que nous contrôlons sont les activités que nous ferons au cours d’une périodedonnée.

© SOFAD C.7


4. Faux

Les journées ont toujours 24 heures. Toutefois, le rythme de la vie a beaucoup changé. Lesnouvelles technologies ont modifié le monde et notre perception de la pérennité des choses,donc, du temps.

5. Vrai

Il est parfois préférable de prendre du recul par rapport à un problème ou à une situation.Toutefois, cela ne veut pas dire que nous devrions toujours adopter cette pratique. Danscertains cas, le problème ne fait qu’empirer.

6. Faux

Les exigences actuelles du milieu de travail font qu’on accorde énormément d’importance àl’efficacité personnelle. Nos planifications de travail sont remplies de ce que nous devons faire,de ce que nous devrions faire et de ce que nous voudrions faire. Il est impossible de tout faire.Nous manquerons toujours de temps pour tout faire. Nous devons donc faire des choixd’activités en fonction des priorités.

7. Faux

Le temps consacré à la planification nous permet d’être plus efficace par la suite. C’est doncloin d’être une activité inutile. Gérer son temps, c’est faire les bonnes choses de la bonnefaçon au bon moment. Il est impossible d’y parvenir sans un temps de réflexion.

Exercice 2.4 Préciser mes compétences

1. Réponse personnelle.


Exercice 2.5 Dessiner ma courbe d’énergie

Réponse personnelle.

Exercice 2.6 Exercice théorique

1. • prendre connaissance du travail à effectuer;

• interpréter les directives;

• organiser le travail;

• accomplir le travail;

• réaliser les travaux complémentaires;

• vérifier le travail;

• assurer le suivi du travail.

Gestion du temps

C.8 © SOFAD

2. C’est planifier, organiser et contrôler les activités à l’intérieur d’un travail ou d’un loisir. C’estaussi la connaissance de soi et des activités qui façonnent le travail et la vie personnelle.

3. Cinq compétences parmi les suivantes :

• autonomie

• sens de la planification

• énergie et ténacité

• sens de l’organisation

• sens de la communication

• sens des priorités

• sens de la délégation

• sens des responsabilités

4. Être autonome signifie que l’on est capable de bien effectuer des tâches sans surveillance; maiscela veut surtout dire que l’on peut prendre des initiatives et administrer son travail soi-même, sans supervision. Exemples : respecter les échéanciers de nos cours, prendre en notele temps consacré à nos différentes tâches (dans tous nos cours), se faire un horaire de travail,indiquer dans notre agenda les dates de remise des devoirs et des examens, etc.

5. Réponse personnelle. (Nous avons tous des activités à planifier dans notre vie quotidienne :vacances, fêtes d’enfant, repas, déménagement, etc. La planification de ces activités nous rendplus efficaces et moins stressés.)

6. C’est le niveau de notre énergie tout au long de la journée.

7. De planifier ses activités en fonction de la période où l’on est le plus énergique, donc le plusefficace.

Exercice 2.7 Planifier l’exécution d’une tâche

1.

Description de la tâche a b c

Photocopier des documents

✗

Rédiger un rapport avec texte et tableaux

✗

Classer la correspondance accumulée

✗

Expédier des courriels pour le directeur adjoint

✗

Mettre la liste téléphonique à jour

✗

Réserver une salle et le matériel nécessaire pour une réunion en après-midi

✗

Réviser et corriger une lettre

✗

Mettre sur pied un nouveau système de classement

✗

Communiquer par téléphone

✗

Rédiger le compte rendu d’une réunion

✗

© SOFAD C.9


2. En connaissant bien notre courbe d’énergie, nous pouvons planifier l’exécution des tâches lesplus exigeantes au moment de la journée où notre niveau d’énergie est le plus élevé.

Exercice 2.8 Décortiquer une journée type

Analysez votre journée : votre horaire correspond-il à l’idéal 1/3 – 1/3 – 1/3? Si oui, félicitations!Sinon, réfléchissez aux avantages d’une bonne gestion du temps : celle-ci devrait vous permettrede vous rapprocher de l’idéal.

Exercice 2.9 Exercice englobant

1. Ce sont les activités de planification : prendre connaissance du travail à exécuter, interpréterles directives et organiser le travail.

2. Classer des dossiers, communiquer au téléphone, émettre des chèques, facturer des clients,photocopier des documents, préparer des listes d’adresses, préparer la paie, rédiger descomptes rendus, rédiger des lettres, relire et corriger des documents, saisir des lettres, saisirdes rapports, saisir des tableaux et des formulaires (simples et complexes), et traduire deslettres...

3. Définir sa courbe d’énergie.

4. Le principal avantage est la possibilité d’être proactif, c’est-à-dire d’être un pas en avant desautres et de réagir rapidement aux imprévus.

5. Établir des objectifs et les activités nécessaires à l’atteinte de ces objectifs, prévoir le tempsnécessaire à l’exécution d’une tâche en fonction des contraintes et vérifier constamment si lesrésultats obtenus correspondent à ceux planifiés, sinon y apporter des correctifs.

Gestion du temps

C.10 © SOFAD

Chapitre 3

Exercice 3.1 Distinguer but et objectif

1. Un but, c’est la fin;

un objectif, le moyen.

2. Formuler des objectifs permet de prendre des mesures adéquates pour accéder au but dans untemps précis et mesurable.

3. L’objectif doit être clair, réaliste, mesurable, contrôlable et motivant.

4. Quoi, comment et quand?

Exercice 3.2 Déterminer vos buts



Exercice 3.3 Déterminer vos objectifs

Les réponses à cet exercice sont personnelles. Cependant, assurez-vous qu’elles correspondentvraiment à vos choix et à vos désirs. Vos objectifs doivent être clairs, réalistes, mesurables,contrôlables et motivants. Cet exercice a été conçu afin de vous permettre de réfléchir à vos butset de formuler des objectifs pour les atteindre.

Exercice 3.4 Déterminer le niveau de rendement

Tâche : Relire à l’écran un rapport de 15 pages et en corriger les fautes.

Niveau de rendement

B

Justification

Moyen rendement, travail de routine de la secrétaire.

Tâche : Rédiger le compte rendu de la dernière réunion du comité de marketing (5 pages).

Niveau de rendement

B

Justification


Tâche : Annuler le rendez-vous de son supérieur pour demain matin.

Niveau de rendement

A

Justification

Grand rendement, travail de son supérieur et image de l’entreprise.

© SOFAD C.11


Tâche : Rédiger trois lettres de demande de renseignements.

Niveau de rendement

B

Justification


Tâche : Classer des documents (environ 28 chemises).

Niveau de rendement

C

Justification

Faible rendement, travail à accomplir après toutes les tâches A et B.

Tâche : Trier et distribuer le courrier (celui de son supérieur et de ses deux adjoints).

Niveau de rendement

B

Justification


Tâche : Photocopier en 10 exemplaires la dernière étude de marché de 32 pages.

Niveau de rendement

B

Justification


Tâche : Supprimer de son disque dur toutes les notes des six derniers mois (une cinquantaine denotes réparties dans trois dossiers).

Niveau de rendement

C

Justification

Faible rendement, travail à accomplir après toutes les tâches A et B.

Tâche : Faire parvenir une note pour réserver la salle de conférences.

Niveau de rendement

B

Justification


Exercice 3.5 Déterminer la priorité et le niveau de rendement

1. La méthode générique, la méthode numérique et la méthode alphabétique.

2. Tâche : Relire à l’écran un rapport de 15 pages et en corriger les fautes.

Durée

1 h

Tâche : Rédiger le compte rendu de la dernière réunion du comité de marketing (5 pages).

Durée

2 h 30

Tâche : Annuler le rendez-vous de son supérieur pour demain matin.

Durée

5 min

Tâche : Rédiger trois lettres de demande de renseignements.

Durée

1 h 30

Gestion du temps

C.12 © SOFAD

Tâche : Classer des documents (environ 28 chemises).

Durée

30 min

Tâche : Trier et distribuer le courrier (celui de son supérieur et de ses deux adjoints).

Durée

10 min

Tâche : Photocopier en 10 exemplaires la dernière étude de marché de 32 pages.

Durée 20 min

Tâche : Supprimer de son disque dur toutes les notes de service des six derniers mois (unecinquantaine de notes réparties dans trois dossiers).

Durée 1 h

Tâche : Faire parvenir une note pour réserver la salle de conférence.

Durée 15 min

Justification :Selon les calculs du tableauToujours tenir compte qu’il s’agit d’une moyenne et qu’elle peut varier sensiblement

d’une secrétaire à l’autre.

3. Tâche : Répondre au téléphone (environ 50 appels par jour).

P et D A – 4 h

Justification Grand rendement – Clients

Tâche : Faire la facturation (environ 30 par jour).

P et D A – 1 h

Justification Grand rendement – $

Tâche : Trier et distribuer le courrier (pour 10 personnes).

P et D B – 20 min

Justification Moyen rendement – Routine

Tâche : Faire la fusion d’une lettre type à expédier à 160 clients pour annoncer une vente deproduits (les adresses sont déjà dans une base de données).

P et D A – 30 min

Justification Grand rendement – Clients + venteOn peut faire autre chose pendant l’impression.

Tâche : Classer des dossiers (20 par jour).

P et D C – 20 min

Justification Faible rendement

© SOFAD C.13


Tâche : Envoyer une note aux cinq vendeurs.

P et D B – 15 min


Tâche : Payer les factures (3 par jour).

P et D A – 10 min

Justification Si les factures ne sont pas payées à temps, risque de perte d’argent pourl’entreprise.

Tâche : Saisir des lettres (5 par jour).

P et D B – 1 h 15


Tâche : Photocopier les contrats de location et les classer (30 par jour).

P et D C – 30 min

Justification Faible rendement – Tâche à faire après les tâches A et B

Tâche : Tenir à jour et commander les fournitures de bureau.

P et D C – 30 min

Justification Faible rendement – Tâche hebdomadaire

Mireille ne peut pas faire une journée de 8 heures 50 minutes en 7 heures! Même si sa dernièretâche (tenir à jour et commander les fournitures de bureau) n’est pas une tâche quotidienne etqu’elle pourrait la remettre à un autre jour, son horaire déborde quand même d’une heure detravail, sans tenir compte des imprévus et des urgences.

Elle pourrait suggérer à son patron d’embaucher un employé supplémentaire à temps partielou de la libérer des tâches à faible rendement pour qu’elle puisse se consacrer uniquement àla réception et aux tâches de rendement moyen.

Gestion du temps

C.14 © SOFAD

Exercice 3.6 Attribuer un ordre de priorité à des tâches

* Deux réponses peuvent être acceptées selon les circonstances.

Liste des tâches Niveau de rendement*

Prendre connaissance des courriels de mon patron 1

Préparer et soumettre mon compte de dépenses 3

Classer la correspondance accumulée 3 ou 4

Expédier des courriels pour mon patron 1

Mettre la liste téléphonique à jour 4

Réserver une salle et le matériel nécessaire pour une réunion vendredi après-midi 1

Mettre sur pied un nouveau système de classement 4

Convoquer les personnes pour une réunion prévue la semaine prochaine 2 ou 3

Terminer un rapport dû pour le jour même 1

Prendre connaissance du courrier entrant 1

Faire des photocopies de documents reçus par courrier 3

Assurer le suivi d’un contrat requis dans trois semaines 4

Réviser et corriger une lettre devant partir au plus tard jeudi 2

© SOFAD C.15


Chapitre 4

Exercice 4.1 Explorer la mise en situation

Non. Quel que soit le niveau du poste occupé, chacun est responsable de planifier sa charge detravail. La première de ces responsabilités consiste à bien clarifier les attentes. Il peut être sur-prenant de constater à quel point cette étape cruciale est négligée dans le monde professionnel.Si Claude avait pris la pleine responsabilité de la tâche confiée, elle se serait assurée dès le départd’avoir toute l’information pertinente lui permettant d’identifier ses objectifs et de planifier laréalisation du travail.

Exercice 4.2 Attribuer un but

2. • Éviter de perdre du temps.

• Clarifier les attentes de son patron.

• Diminuer le stress.

• Obtenir la satisfaction d’un travail bien fait.

• Pouvoir prendre des initiatives.

• Faire de meilleurs choix d’action.

Exercice 4.3 Attribuer un objectif

1. Objectif : Convaincre le Service des finances et les secrétaires, d’ici deux semaines, de lanécessité d’avoir un nouveau logiciel de traitement de texte.

2. Objectifs : Remettre, d’ici vendredi matin, un rapport comparatif des principaux logiciels detraitement de texte existant sur le marché.

Organiser une rencontre avec toutes les secrétaires pour présenter le logiciel choisi avant troissemaines.

1. Membre But

Comité directeur b

Mme Vigneault c

Claude a

Gestion du temps

C.16 © SOFAD

Exercice 4.4 Réviser les tâches

Nom du projet : Logiciel de traitement de texte

Objectif : Remettre, d’ici vendredi matin, un rapport comparatif des principaux logicielsde traitement de texte existant sur le marché.

Exercice 4.5 Fixer des dates pour quelques étapes du projet

1. À quelle date Marie et Paul commenceront-ils les travaux? Le 1er août

2. À quelle date les termineront-ils? Le 20 août

3. Pour quelles dates Paul doit-il convoquer le plombier? Le 11 août et le 16 août

4. Combien de jours Marie travaillera-t-elle? 17 jours

Exercice 4.6 Planifier un événement

Cet exercice s’autocorrige au moment de son exécution.

Activités ✗

Prendre contact avec les représentants pour obtenir les descriptifs des produits

Sélectionner les points de comparaison ✗

Obtenir la fiche descriptive du logiciel présentement utilisé

Analyser les fiches des produits

Communiquer avec des clients utilisant les logiciels

Présenter le rapport final au comité directeur ✗

Faire installer le nouveau logiciel sur un ordinateur

Corriger le rapport

Recommander le meilleur logiciel ✗

Recueillir les goûts des employés ✗

Convoquer les participants

Présenter une première ébauche

Acheter le logiciel ✗

Écrire le rapport

Préparer la présentation

© SOFAD C.17


Exercice 4.7 Identifier le sens de la délégation

1. a) horizontale;

b) verticale;

c) inverse. Vous devez remettre ce dossier médiatisé à votre patron.

2. a) Définir le but.

b) Formuler des objectifs pour l’atteindre.

c) Identifier les activités.

d) Établir un calendrier d’action.

e) Définir les contrôles et le suivi.

3. Préciser le pourquoi de la délégation; rechercher qui (personne ou service) peut faire le travail;clarifier l’activité (bien préciser les résultats attendus); spécifier quand le travail doit être remis.

4. Elle pourrait proposer l’embauche d’un employé temporaire ou l’utilisation de servicesextérieurs de secrétariat.

Exercice 4.8 Exercice englobant

1. La planification consiste à déterminer des objectifs précis et à mettre en œuvre les moyensadéquats pour les atteindre.

2. C’est avoir une vue d’ensemble, comme connaître l’itinéraire avant de prendre la route!

3. Le graphique de Gantt, le diagramme de Pareto, la technique PERT, la programmation linéaireet les outils informatiques.

4. C’est confier à quelqu’un d’autre une fonction ou une activité qui est sous sa responsabilité.

5. C’est la délégation d’une tâche d’un employé à un autre, tous les deux étant au même niveauhiérarchique.

6. Deux exemples parmi ceux-ci.

• En déléguant des tâches à des personnes intéressées et capables de bien faire le travail.

• En précisant les objectifs du travail à accomplir ainsi que les échéances.

• En étant disponible pour soutenir les personnes responsables des activités déléguées.

• En contrôlant les tâches terminées pour pouvoir assurer un suivi.

• En démontrant toujours de la gratitude envers les personnes qui vous aident.

Gestion du temps

C.18 © SOFAD

7. Pour vérifier si les tâches en cours sont réalisées selon les normes établies.

8. Trois éléments parmi ceux-ci.

• Organiser un horaire en fonction de l’importance des activités à effectuer et des résultatsattendus.

• Terminer chaque activité avant d’en commencer une autre.

• Se préoccuper de la qualité des résultats.

• Noter le temps consacré à l’activité afin d’observer l’échéancier.

• Procéder à une analyse du temps consacré à une activité.

© SOFAD C.19


Chapitre 5

Exercice 5.1 Définir et identifier les chronophages

1. C’est un élément qui gruge le temps et qui nuit au bon déroulement des activités.

2. C’est l’art de remettre au lendemain ce qui peut être fait aujourd’hui.

3. Utiliser la technique du salami qui consiste à trancher la tâche à accomplir en petites parties.

4. Parce que la recherche de données ou de dossiers est plus longue.

5. La réponse à cette question est personnelle. L’important est de bien identifier tous les chrono-phages qui vous sont propres.

Exercice 5.2 Déterminer les voleurs de temps

1. a) • Report, délais – il met de côté sa tâche prioritaire.

• Perfectionnisme à outrance – il corrige une faute à peine perceptible deux minutes avantla réunion.

• Incapacité à dire non – même si son emploi du temps est surchargé, il prend la respon-sabilité d’une nouvelle tâche.

b) Dans un premier temps, Antoine aurait dû mettre la revue de côté pour se concentrer sursa tâche prioritaire qui consistait à faire les photocopies pour la réunion. Ensuite, il auraitpu simplement aviser les gens qu’une erreur s’était glissée dans l’ordre du jour, car l’impactde la faute d’orthographe est moindre que le retard causé. Finalement, il aurait dû être plusréaliste dans l’évaluation de sa charge de travail avant d’accepter le nouveau mandat.

2. a) Pascale est victime de deux voleurs de temps : le manque d’organisation et le désordre.

b) Par elle-même. Vous êtes toujours responsable de votre poste de travail et des moyens quevous prenez pour rester à jour.

c) Premièrement, elle aurait dû se doter d’un système de classement facile à utiliser. Ensuite,avec un peu de discipline et de bonnes habitudes de travail, elle aurait pris l’habitude declasser ses papiers au fur et à mesure.

Gestion du temps

C.20 © SOFAD

Exercice 5.3 Relever les chronophages

1. • Incapacité à dire non (Stéphanie se retrouve avec le travail des autres à faire).

• Absence de méthode (Stéphanie n’organise pas son temps et ne le contrôle pas. Elle n’a nipriorités ni planification).

• Perte de temps au téléphone.

• Procrastination (elle n’a pas de méthode pour gérer son temps, donc elle doit reporter sestâches).

2. • Apprendre à dire non à ses collègues. Si elle veut les aider, elle peut toujours leur fixer unrendez-vous.

• Planifier et organiser son travail; faire les activités routinières à la même heure tous lesjours.

• Au téléphone, ne pas discuter longtemps de sujets hors contexte; ramener l’interlocuteurdans la discussion; être bref et précis.

• La procrastination de Stéphanie est causée par son manque de méthode. Elle peut utiliser latechnique du salami et se doter d’un système de contrôle du temps pour ne pas remettre aulendemain...

Tout autre moyen qui contribue à gérer les chronophages est valable.

3. Si vous êtes une Stéphanie Tremblay, vous êtes en mesure d’identifier les chronophages dansvotre vie et de trouver les moyens pour changer vos mauvaises habitudes!

Exercice 5.4 Évaluer l’état de votre poste de travail

Réponses personnelles.

La réponse à ces questions permet d’évaluer l’état de votre poste de travail au quotidien etd’identifier les correctifs à apporter rapidement.

© SOFAD C.21


Exercice 5.5 Évaluer les méthodes de travail

1. a) En ne classant pas les informations régulièrement, il y a risque d’encombrement. De plus,il est possible que certaines informations importantes, demandant une action immédiate,soient laissées de côté.

b) Elle aurait pu mettre dans son agenda de la journée des moments précis pour effectuer letri des informations. Ainsi, elle n’aurait pas nui à la production du rapport tout en prenantles actions adéquates en fonction du degré d’importance des informations entrantes.

2. a) L’information essentielle est noyée dans la grande quantité d’informations non pertinentes;cela augmente inutilement le temps que Paule consacre au tri.

b) Paule aurait avantage à éliminer les sources d’informations non pertinentes en enlevantson nom des listes de distribution qui génèrent ces informations. Évidemment, elle devraen expliquer la raison à son patron.

Exercice 5.6 Organiser un poste de travail

Cet exercice s’autocorrige au moment de son exécution.

Exercice 5.7 Réagir aux interruptions

1. Vous l’accueillez en vous levant et en vous dirigeant tranquillement vers la porte, bloquanttout accès à votre bureau. Vous lui dites, sur un ton amical, que vous aimeriez bien enentendre davantage à l’heure du dîner, mais que pour l’instant, vous devez vous concentrersur un travail important et urgent.

2. Dites-lui qu’en raison d’un appel sur l’autre ligne, vous le rappellerez à un moment plusopportun. N’hésitez pas à couper la parole au besoin.

3. Vous communiquez avec le responsable de la rencontre pour obtenir une copie de l’ordre dujour à l’avance et pour clarifier votre rôle lors de cette rencontre. Il est important que l’ordredu jour mentionne le temps consacré à chaque sujet afin que vous puissiez prévoir la duréede votre participation. Par politesse, n’oubliez pas d’en informer les participants à l’avance.

Gestion du temps

C.22 © SOFAD

Chapitre 6

Exercice 6.1 Connaître les agendas

1. • Priorités

• Rendez-vous

• Réunions

• Périodes prévues pour travailler sur des objectifs, des projets, la planification à court et àmoyen terme, etc.

• Promesses faites par vous ou par d’autres

• Données sur des clients, des amis, des collègues, etc.

• Événements importants à souligner

• Relevé des dépenses

• Résumé des activités réalisées

• Divers

Si vous en avez trouvé d’autres, bravo!

2. a) ✓ tâche complétée

b) ● tâche en cours

c) ❋ tâche très importante

d) D tâche à déléguer

e) ✘ tâche annulée

f) A3 troisième tâche de première importance

3. Les avantages sont qu’il permet :

• de planifier et d’organiser des réunions;

• de joindre des fichiers aux tâches à effectuer;

• de conserver des listes d’adresses;

• d’envoyer du courrier électronique.

4. Pour les imprévus.

© SOFAD C.23


Exercice 6.2 dentifier les tâches quotidiennes réalisées

Réponse personnelle. Assurez-vous cependant de ne rien oublier et de ménager du temps pourles imprévus.

Exercice 6.3 Compléter une liste des tâches et une planification quotidienne

Gestion du temps

C.24 © SOFAD

Avez-vous remarqué qu’il reste du temps pour des imprévus?

Exercice 6.4 Remplir une fiche de planification hebdomadaire


Vous pouvez planifier vos tâches un peu différemment; par contre, certaines d’entre elles ne

peuvent être déplacées : elles sont

précédées d’un astérisque.

© SOFAD C.25


Exercice 6.5 Rechercher sur Internet divers agendas électroniques (appareils de poche)


Exercice 6.6 Analyser l’efficacité d’un outil


Exercice 6.7 Compléter une planification quotidienne traditionnelle

Voici ce dont la planification quotidienne pourrait avoir l’air :

Gestion du temps

C.26 © SOFAD

© SOFAD C.27


Exercice 6.8 Compléter une planification quotidienne électronique

Gestion du temps

C.28 © SOFAD

Exercice 6.9 Compléter une planification hebdomadaire traditionnelle

Les dates peuvent différer; vous devez cependant présenter une planification hebdomadaireportant sur une seule et même semaine.

Certaines des courtes tâches peuvent être exécutées dans une autre plage. Cependant, laréunion du comité directeur doit obligatoirement être placée mardi en après-midi.

Lyse peut déléguer les photocopies. Le diaporama PowerPoint sera finalisé le lundi de la semainesuivante.

© SOFAD C.29


Exercice 6.10 Compléter une planification hebdomadaire électronique

Gestion du temps

C.30 © SOFAD

Exercice 6.11 Compléter un plan de projet

© SOFAD C.31


Chapitre 7

Activité synthèse

1. Vos réponses peuvent être différentes de celles du corrigé. Cependant, veillez à ce que laformulation des objectifs réponde aux critères définis dans le chapitre Importance des objectifset des priorités.

a) J’accueille chaque client et je fais l’ouverture de son dossier, s’il y a lieu.

b) J’achemine les nouvelles demandes de crédit à l’agent de crédit, uniquement lorsque cesdemandes sont dûment remplies.

c) Je mets à jour les dossiers des clients et je fais déchiqueter les dossiers inactifs.

d) Je fais acheminer le courrier après l’avoir trié.

e) Je fais remplir les formulaires de renouvellement de prêt hypothécaire par les commiscomptables, et je leur demande de les poster.

f) Je fais parvenir des notes ou des courriels dès que je reçois de l’information à communiquer.

g) J’envoie, au début de chaque mois, un avis aux clients dont le prêt est échu à la fin du moissuivant.

h) Je soutiens les agents de crédit et les commis comptables dans leurs tâches.

i) Je relève les chronophages au bureau et je trouve des moyens pour diminuer leur effet oules éliminer.

2. a) A

b) A

c) C et D

d) B et D

e) B et D

f) A

g) A

h) B

i) A

3. c) Cette activité peut être déléguée, mais en partie seulement. Une fois que les dossiersseront mis à jour, on demandera à la personne responsable du déchiquetage de s’occuperdes dossiers inactifs.

Gestion du temps

C.32 © SOFAD

d) Une fois que le courrier sera trié, on fera appel aux services du commis de bureau pourqu’il le fasse parvenir aux destinataires.

e) Il faut acheminer les formulaires aux commis comptables pour qu’ils les remplissent et lesenvoient à la clientèle.

i) Une fois que les chronophages seront identifiés, on pourra déléguer des solutions pour s’endébarrasser. Ici, ce n’est pas tant la délégation comme la participation dont il s’agit.

4.

© SOFAD C.33


5. a) Ne pas trop s’attarder aux détails.

b) S’affirmer et dire que l’on a d’autres tâches importantes à accomplir; prendre des rendez-vous.

c) Utiliser la technique du salami; trouver les raisons qui font agir ainsi les personnes atteintes;planifier pour savoir quoi faire et à quel moment; éliminer les mauvaises habitudes.

d) Avoir un ordre du jour et le faire respecter; ramener à l’ordre les indisciplinés; avoir desobjectifs précis; éliminer les réunions inutiles.

e) Utiliser des systèmes de classement simples et efficaces; mettre les dossiers à jour réguliè-rement; donner des consignes à tous les utilisateurs des classeurs.

Gestion du temps

C.34 © SOFAD

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

4316-10

ISBN : 978-2-89493-344-2

Documents

Gestion du temps - SOFADcours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiers/4316_corr_exerc.pdf · Gestion du temps Corrigé des exercices Chapitre 1. Petite histoire de la gestion du temps 2